Arquivei: Gestão de Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento digital que substitui a nota fiscal de papel e outros documentos fiscais eletrônicos, essencial para documentar operações fiscais entre empresas.

Gerenciar essas notas pode ser desafiador, e é aí que entra o Arquivei. Neste artigo, vamos avaliar se essa plataforma realmente facilita a gestão de “nota fiscal eletrônica”, como promete.

Principais Conclusões

• O Arquivei se destaca na centralização e automação da gestão de documentos fiscais eletrônicos, especialmente para empresas de médio a grande porte, melhorando a eficiência e segurança nas operações fiscais e financeiras.
• As funcionalidades principais do Arquivei incluem a consulta automática de notas fiscais, armazenamento seguro e ilimitado de documentos, armazenamento seguro, e integração com sistemas como ERPs e sistemas contábeis, integração com sistemas, facilitando a gestão fiscal e operacional das empresas.
• A plataforma adere a rigorosas medidas de segurança, como o uso de criptografia e autenticação de dois fatores, e segue as Diretrizes de Acessibilidade de Conteúdo da Web, promovendo uma interface inclusiva e segura para todos os usuários

Introdução ao Arquivei

O Arquivei é uma plataforma que promete revolucionar a gestão de documentos fiscais eletrônicos, como NFe, CTe e documentos fiscais eletrônicos, automatizando tarefas fiscais, contábeis e financeiras. Segundo os desenvolvedores, a solução oferece os seguintes benefícios:

• Centraliza a gestão desses documentos, proporcionando mais eficiência e segurança nas operações das empresas, consulta automática de notas fiscais e armazenamento seguro
• Ajuda a controlar impostos e controle de impostos
• Facilita a realização de compras melhores
• Otimiza custos

A plataforma se destaca pela precisão fiscal, garantindo que os impostos, valores e quantidades estejam corretos, o que antecipa conferências e evita problemas nos recebimentos físicos, entregas fiscais e pagamentos de fornecedores.

A promessa é ousada: um único lugar para armazenar todos os documentos fiscais, facilitando o rastreamento de todo o histórico. Vamos colocar essas alegações à prova e ver se o Arquivei realmente entrega o que promete.

Público-Alvo do Arquivei

O Arquivei é especialmente indicado para empresas de médio a grande porte que gerenciam um volume significativo de documentos fiscais, como a nota fiscal eletrônica (NFe) e conhecimentos de transporte eletrônicos (CTes).

A plataforma já processou mais de 3,8 bilhões de notas fiscais e transaciona anualmente mais de R$3 trilhões, o que demonstra sua robustez e capacidade de lidar com grandes volumes de dados, garantindo a segurança das informações e estatísticas, inclusive no uso de cookies.

Negócios que buscam simplificar e automatizar sua gestão fiscal se beneficiam enormemente do Arquivei, especialmente aqueles que valorizam a praticidade, agilidade e precisão na consulta e organização de documentos fiscais. Veremos se a plataforma realmente atende às necessidades desse público-alvo exigente e se consegue entregar o serviço e os benefícios prometidos.

Processo de Configuração Inicial

Configurar o Arquivei é um processo relativamente simples e direto. Para começar, o usuário deve seguir os seguintes passos:

1. Acesse o menu superior da plataforma.
2. Selecione a opção ‘Editar perfil’ para alterar informações básicas como nome completo, cargo, telefone e senha.
3. Além disso, o sistema permite alterar o ERP utilizado, proporcionando flexibilidade para se adaptar às necessidades específicas da empresa.

Caso seja necessário alterar o e-mail vinculado ao usuário, deve-se enviar uma mensagem para suporte@arquivei.com.br com a solicitação.

O processo de configuração inicial parece ser bastante intuitivo, mas a verdadeira prova de sua facilidade será quando colocarmos a plataforma em prática e verificarmos se todos esses passos são realmente simples de executar

Ferramentas Necessárias e Precauções

Para garantir a segurança dos dados armazenados no Arquivei, a plataforma utiliza várias ferramentas essenciais. Por exemplo, os documentos fiscais são armazenados no RDS da Amazon, o que oferece uma camada adicional de segurança. Além disso, a criptografia é crucial para manter a confidencialidade dos dados durante todo o processo de configuração e uso do sistema.

A plataforma também recomenda a implementação de autenticação de dois fatores (2FA), o que ajuda a verificar a legitimidade das informações e evita fraudes.

Treinar os funcionários sobre os riscos de invasões no sistema e desenvolver uma política de segurança da informação são outras precauções recomendadas para garantir a proteção dos dados. Com essas ferramentas e precauções, o Arquivei promete ser uma solução segura para a gestão de documentos fiscais.

Design e Interface do Usuário

O design do portal Arquivei é moderno e focado na usabilidade, garantindo uma experiência satisfatória para todos os usuários, inclusive aqueles com deficiência. A plataforma segue as Diretrizes de Acessibilidade de Conteúdo da Web (WCAG).

Isso é um ponto positivo, pois mostra a preocupação com a acessibilidade e a inclusão. A plataforma permite a personalização do tamanho da fonte e contraste da interface.

Além disso, o layout da plataforma é organizado de forma lógica e descomplicada, com altos contrastes e fontes legíveis para facilitar a leitura e compreensão na página.

A ausência de animações excessivas também contribui para uma navegação mais tranquila, sem distrações desnecessárias. Vamos explorar como essas características se traduzem na prática e se realmente proporcionam uma experiência de usuário positiva.

Funcionalidades Principais

O Arquivei oferece uma série de funcionalidades que prometem simplificar a gestão de documentos fiscais, como a nota fiscal. Uma das principais é a consulta automática de notas fiscais, que elimina a necessidade de digitar chaves de acesso manualmente.

A plataforma automatiza a consulta de Notas Fiscais diretamente na Secretaria da Fazenda, garantindo que todas as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa sejam recebidas em tempo real, sem falhas.

Outra funcionalidade importante é o armazenamento seguro e ilimitado de documentos fiscais, permitindo que a empresa mantenha todos os seus registros em um único lugar.

Além disso, o Arquivei facilita a gestão de transporte ao capturar, gerenciar e analisar 100% dos CTes. A plataforma também oferece a possibilidade de manifestação de destinatário e desacordo, proporcionando mais controle sobre as transações fiscais.

Arquivei ainda permite a importação e armazenamento de cupons fiscais (CFe-SAT e NFCe) e o acesso do contador ao painel da empresa para visualizar XMLs e gerar relatórios.

Com funcionalidades como NFSe Full e NFSe Connect, a plataforma capta NFSes, incluindo nfs, de até 1.500 cidades brasileiras e todo o território nacional, facilitando o acesso e leitura dos dados, incluindo nf. Essas funcionalidades serão postas à prova para verificar se realmente cumprem o que prometem, tendo em vista os fins propostos.

Integração com Outros Sistemas

Uma das grandes vantagens do Arquivei é sua capacidade de integração com diversos sistemas, como ERPs e sistemas contábeis. A plataforma se integra com ERPs como TOTVS, Tiny, Bling, Mercado Livre, Americanas SA, Omie, e sistemas contábeis, garantindo uma troca eficiente de informações.

Além dos ERPs, o Arquivei também se integra com sistemas contábeis como Domínio, facilitando ainda mais a gestão de documentos fiscais. Isso diminui trabalhos manuais e ajuda na consistência dos dados, potencializando a gestão fiscal e financeira.

Essas integrações prometem reduzir a carga de trabalho manual e melhorar a eficiência operacional. Vamos verificar se essas integrações são fáceis de configurar e se realmente proporcionam os benefícios esperados.

Desempenho em Cenários Reais

Para avaliar o desempenho do Arquivei em cenários reais, é importante considerar como a plataforma lida com as operações fiscais no dia a dia. A integração com SAP, por exemplo, automatiza os processos de entrada física e fiscal, agilizando a escrituração de NFes, CTes e NFSes. Isso pode ser um grande diferencial para empresas que lidam com um grande volume de documentos fiscais.

Além disso, o Arquivei utiliza tecnologia avançada que evita consumo indevido e garante a captura de todas as notas fiscais. A plataforma também permite a análise dos dados de documentos fiscais, proporcionando uma visão estratégica para áreas operacionais. Esses aspectos serão avaliados para verificar se o Arquivei realmente melhora a eficiência e precisão das operações fiscais, contábeis e financeiras.

Desafios e Problemas Enfrentados

A gestão de documentos fiscais eletrônicos enfrenta diversos desafios, desde a segurança da informação até a deterioração de documentos físicos. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe requisitos rigorosos de segurança, e o Arquivei se propõe a ajudar as empresas a cumprir esses requisitos. A plataforma utiliza criptografia e autenticação de dois fatores para garantir a segurança dos dados.

Outro desafio comum é o risco de extravio de documentos físicos, que pode levar a penalizações e multas. Com o Arquivei, todos os documentos fiscais são armazenados online, eliminando esse risco e facilitando auditorias e fechamentos mensais. Vamos analisar se o Arquivei realmente consegue superar esses desafios e oferecer uma solução eficiente para a gestão de documentos fiscais.

Veredito Final sobre o Arquivei

Após analisar todas as funcionalidades e o desempenho do Arquivei, é possível concluir que a plataforma realmente melhora a eficiência operacional e a produtividade dos colaboradores, minimizando problemas na gestão de documentos fiscais e prevenção de erros fiscais.

A má gestão documental pode ocasionar atrasos no pagamento de fornecedores e prejuízos financeiros, algo que o Arquivei se propõe a resolver.

Além disso, a plataforma auxilia na produção de evidências para auditorias e ações legais, evitando dificuldades decorrentes de falhas na documentação fiscal.

Em termos de relação custo-benefício, o Arquivei se apresenta como uma solução robusta e eficiente, que previne perdas financeiras significativas e multas devido a erros fiscais. Vamos comparar essas conclusões com algumas alternativas disponíveis no mercado.

Alternativas ao Arquivei

Embora o Arquivei seja uma excelente solução para a gestão de documentos fiscais eletrônicos, existem outras opções no mercado que também podem atender às necessidades das empresas em termos de operação.

Mas na maioria das vezes, os concorrentes são softwares ERP, e não um software específico para busca de notas fiscais. Muitas empresas já utilizam um sistema ERP e mudar não é uma opção viável. Por isso, o Arquivei se apresenta como uma alternativa sem concorrência no mercado brasileiro.

Resumo

Ao longo deste post, exploramos o Arquivei e suas funcionalidades, desde a configuração inicial até o desempenho em cenários reais. A plataforma se mostrou robusta e eficiente, capaz de melhorar a gestão de documentos fiscais e aumentar a produtividade das empresas. Com suas diversas integrações e ferramentas de segurança, o Arquivei se apresenta como uma solução completa para a gestão fiscal eletrônica.

Se você está procurando uma solução que torne a gestão de notas fiscais eletrônicas mais simples e aumente a eficiência operacional da sua empresa, o Arquivei é uma escolha excelente. Esperamos que este artigo tenha esclarecido suas dúvidas e ajudado você a tomar uma decisão informada.

Perguntas Frequentes

O que é o Arquivei? Nota Fiscal Eletrônica (NFE)

O Arquivei é uma plataforma que automatiza a gestão de documentos fiscais eletrônicos, como NFe e CTe, para melhorar a eficiência e precisão das operações empresariais. Ele simplifica o armazenamento e organização desses documentos.

Para quem o Arquivei é indicado?

O Arquivei é indicado principalmente para empresas de médio a grande porte que gerenciam um volume significativo de documentos fiscais, de acordo com várias fontes. É uma solução voltada para otimizar a gestão de documentos fiscais.

Quais são as principais funcionalidades do Arquivei?

O Arquivei oferece funcionalidades como consulta automática de notas fiscais, armazenamento seguro de documentos fiscais e integração com sistemas contábeis para facilitar a gestão fiscal das empresas.

Como o Arquivei garante a segurança dos dados?

O Arquivei garante a segurança dos dados por meio da criptografia, autenticação de dois fatores e armazenamento seguro na RDS da Amazon. Isso proporciona um ambiente altamente protegido para as informações fiscais.

Quais são as alternativas ao Arquivei?

Os concorrentes são softwares de ERP com um módulo de de busca automáticas de nota, e não especificamente voltados apenas para a busca de notas fiscais. As concorrentes mais próximas concentram-se principalmente na emissão de notas fiscais, o que torna o Arquivei uma opção com pouca concorrência no mercado brasileiro.