DEFIS: guia completo da declaração anual do Simples Nacional

A DEFIS é a declaração anual obrigatória das empresas optantes pelo Simples Nacional, entregue à Receita Federal com dados contábeis do ano-calendário anterior. Antes mesmo da declaração, o CNPJ aberto com endereço fiscal definido é condição básica — e, dentro do Simples, a DEFIS pergunta pelo que ocorreu na empresa durante o ano fechado.

• O prazo se diz pela regra, não pelo calendário de um ano só: a DEFIS vai até 31 de março do ano-calendário seguinte ao de ocorrência dos fatos geradores, conforme o. A entrega é feita por módulo do próprio PGDAS-D, com certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica.
• Entregar fora do prazo custa multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados na declaração, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200,00 — é o que a norma do Simples prevê.

O que é a DEFIS?

A DEFIS é a declaração anual que a microempresa (ME) e a empresa de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional apresentam à Receita Federal com os dados econômicos, sociais e fiscais do ano-calendário anterior, além dos tributos recolhidos no período. A obrigação nasce, que delega ao Comitê Gestor do Simples Nacional a definição do prazo e do modelo, e está regulamentada.

Ao preencher a DEFIS, a empresa informa em detalhe a sua atividade econômica e financeira do período: receita bruta, número de empregados, sócios, lucros e os tributos apurados pelo regime. Esses dados não ficam só com a Receita Federal — são compartilhados com os órgãos de fiscalização tributária dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. É por isso que a declaração sustenta a regularidade da empresa perante mais de um fisco, e não apenas o federal.

Quem deve emitir a DEFIS?

A DEFIS deve ser entregue por todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional. Mesmo a empresa que não teve atividade econômica alguma no ano entrega a declaração, informando a condição de inatividade.

O Microempreendedor Individual (MEI) não entrega DEFIS. Ele tem declaração anual própria, a DASN-Simei. Só a ME e a EPP optantes pelo Simples Nacional cumprem a DEFIS, e essa distinção evita a confusão mais comum de quem acabou de abrir empresa e recebe os dois nomes no mesmo e-mail do contador.

A empresa que permaneceu inativa durante todo o ano-calendário também entrega a DEFIS, informando essa condição — é o que manda o. E inatividade tem definição na própria norma: pelodo mesmo artigo, considera-se inativa a ME ou a EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário. Faturamento zero, por si só, não basta: se houve mutação patrimonial, a empresa não é inativa para esse efeito.

Prazo de entrega da DEFIS

Evento societário muda o prazo., quando a empresa é incorporada, cindida — total ou parcialmente — extinta ou fundida, a DEFIS relativa à situação especial vai até o último dia do mês de junho se o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário, e até o último dia do mês seguinte ao do evento nos demais casos. Já no ano-calendário em que a empresa é excluída do Simples Nacional, omanda entregar a DEFIS dos fatos geradores do período em que ainda era optante, no prazo normal de 31 de março.

Para transmitir a DEFIS é preciso certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica. A entrega não tem programa separado, ela é feita à Receita Federal por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D. Confira os acessos antes do fim de março, porque recuperar código de acesso ou renovar certificado vencido no último dia é o atraso mais evitável que existe.

Informações necessárias na DEFIS

A DEFIS reúne informações socioeconômicas e fiscais da empresa referentes ao ano-calendário anterior. Entre elas estão os dados que retratam o tamanho e o resultado do negócio no período, como:

• Ganhos de capital
• Número de empregados
• Lucro contábil
• Identificação de sócios
• Receitas de exportações
• Ganhos em operações de renda variável
• Doações para campanhas eleitorais

Esses dados permitem que a Receita Federal e os fiscos estaduais e municipais acompanhem a regularidade das empresas do Simples Nacional, já que as informações da DEFIS são compartilhadas entre eles.

A DEFIS também recebe informações da atividade do ano, como os valores apurados e recolhidos no regime. E declarar não encerra a obrigaçã os documentos que fundamentaram a declaração têm de ser mantidos em boa ordem e guarda enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações que lhes sejam pertinentes.

Consequências do não envio da DEFIS

A consequência que a norma prevê para a falta de entrega é a multa., incluído, a empresa que deixar de apresentar a DEFIS, que a apresentar com incorreções ou omissões ou que a entregar fora do prazo é intimada a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos no prazo fixado pela autoridade fiscal, e fica sujeita a multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante dos tributos informados na declaração, ainda que integralmente pagos, limitada a 20%.

Além disso, a empresa, como uma pessoa jurídica, responde pela multa e pela intimação que o próprio artigo prevê, para apresentar a declaração ou prestar esclarecimentos no prazo fixado pela autoridade fiscal. A multa mínima é de R$ 200,00, peloe a informação incorreta ou omitida custa R$ 100,00 para cada grupo de dez, pelo.

Dois parágrafos do mesmo artigo decidem o tamanho da conta. O § 1º fixa o início da contagem no dia seguinte ao término do prazo de entrega, e o fim na data da entrega efetiva ou, se ela não vier, na lavratura do auto de infração. O § 2º reduz a multa à metade quando a declaração é apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício, e a 75% quando é apresentada no prazo fixado em intimação. Entregar espontaneamente, mesmo atrasado, sai sempre mais barato do que esperar o fisco bater à porta.

Passo a passo para preencher a DEFIS

Para preencher a DEFIS sem retrabalho, vale seguir uma ordem. O primeiro passo é levantar os dados do ano-calendário: receita bruta mês a mês, rendimentos dos sócios, pró-labore, número de empregados e lucro contábil, quando houver escrituração. Ter esses números fechados antes de abrir o sistema é o que evita a correria de março.

Em seguida, conte com o contador responsável pela empresa. A DEFIS cruza com o que foi apurado no PGDAS-D ao longo do ano e com a escrituração contábil, e é o contador que enxerga a inconsistência antes de ela virar intimação.

Por fim, revise tudo antes de transmitir. Informação incorreta ou omitida tem preço próprio: R$ 100,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas. Meia hora de revisão custa menos do que isso.

Ferramentas e sistemas para a entrega da DEFIS

A DEFIS é entregue dentro do PGDAS-D, o aplicativo do Simples Nacional disponível no site da Receita Federal — o fala expressamente em módulo do aplicativo PGDAS-D. Para começar, acesse o Portal do Simples Nacional e entre com o código de acesso ou com certificado digital.

Também é possível usar procuração eletrônica para que outra pessoa transmita a declaração. Esse recurso serve às empresas que delegam o preenchimento e o envio ao contador ou a um profissional autorizado, sem precisar compartilhar o código de acesso.

Usar o sistema certo e manter os acessos em ordem é parte da obrigação, não um detalhe técnico. Confirme que o certificado está válido, que a procuração eletrônica cobre a DEFIS e que o ano-calendário selecionado é o correto antes de transmitir.

Dúvidas comuns sobre a DEFIS

Empresa inativa não está isenta da DEFIS: ela entrega a declaração informando a inatividade. O é expresso — permanecendo inativa durante todo o ano-calendário, a ME ou a EPP deverá informar essa condição na DEFIS. Não há dispensa; há um campo a preencher.

Erro depois do envio se corrige por retificação, no mesmo módulo do PGDAS-D., a DEFIS pode ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária, e a retificadora tem a mesma natureza da declaração apresentada originariamente, observado o disposto no parágrafo único Código Tributário Nacional.

São dúvidas que aparecem todo ano, e vale esclarecê-las antes do prazo, não depois da intimação. Quem conhece a regra entrega no tempo certo e deixa de pagar multa por uma declaração que, em si, não gera imposto nenhum.

Conclusão

Em resumo, a DEFIS é obrigação anual de toda ME e EPP optante pelo Simples Nacional, inclusive das inativas. Cumpri-la mantém a empresa regular e evita a multa. Do entendimento do que é a declaração até a transmissão no prazo, cada etapa fica simples quando os dados do ano estão organizados.

Guarde a regra, que não muda de um ano para o outro: a DEFIS do ano-calendário anterior vai até 31 de março, por módulo do PGDAS-D, com certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica. Separe os números do período, confirme os acessos com antecedência e revise antes de transmitir.

Perguntas Frequentes

Quem deve entregar a DEFIS?

Todas as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, inclusive as que ficaram inativas no ano-calendário. O Microempreendedor Individual (MEI) não entrega DEFIS: presta a DASN-Simei.

Qual é o prazo de entrega da DEFIS?

Até 31 de março do ano-calendário seguinte ao de ocorrência dos fatos geradores, conforme o. Em caso de incorporação, cisão, extinção ou fusão, o prazo é o último dia do mês de junho quando o evento ocorre no primeiro quadrimestre, e o último dia do mês seguinte ao do evento nos demais casos (§ 2º).

Quais informações são necessárias na DEFIS?

Dados socioeconômicos e fiscais do ano-calendário anterior: receita bruta, ganhos de capital, número de empregados, lucro contábil, identificação dos sócios, receitas de exportação e os tributos apurados no regime. Essas informações são compartilhadas com os fiscos estaduais e municipais.

O que acontece se eu não entregar a DEFIS?

A empresa é intimada a apresentar a declaração ou a prestar esclarecimentos e fica sujeita à multa: 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200,00 (§ 3º). A multa cai à metade se a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício (§ 2º).

Como corrigir erros após o envio da DEFIS?

Basta retificar no mesmo módulo do PGDAS-D. A retificação independe de prévia autorização da administração tributária, e a declaração retificadora tem a mesma natureza da original, observado o parágrafo único Código Tributário Nacional.

Empresas inativas devem entregar a declaração?

Sim. A empresa inativa entrega a DEFIS e informa essa condição. Considera-se inativa, peloa ME ou a EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário.

Posso retificar a DEFIS de anos anteriores?

Sim, dentro do prazo legal., o direito de retificar as informações prestadas na DEFIS extingue-se em cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele a que se refere a declaração.

Minha empresa está no regime de lucro presumido ou lucro real. Preciso entregar a DEFIS?

A DEFIS é exigida apenas das empresas optantes pelo Simples Nacional. Quem apura pelo Lucro Real ou pelo Lucro Presumido não entrega DEFIS: cumpre as suas próprias obrigações acessórias, entre elas as do IRPJ, o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, apurado conforme o regime escolhido. Mudar de regime, portanto, muda o conjunto de declarações a que a empresa está sujeita.

A DEFIS tem multa por atraso? De quanto?

Tem., incluído e apoiado, a multa é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante dos tributos informados na declaração, ainda que integralmente pagos, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200,00 (§ 3º). Informação incorreta ou omitida custa R$ 100,00 para cada grupo de dez. A contagem começa no dia seguinte ao término do prazo (§ 1º).

Onde se entrega a DEFIS?

No PGDAS-D. O diz que a DEFIS é entregue à Receita Federal por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D, no Portal do Simples Nacional. Não existe programa separado para baixar: o acesso se faz com certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica.

A DEFIS gera imposto a pagar?

Não. A DEFIS é declaração de informações socioeconômicas e fiscais: ela informa o que aconteceu no ano-calendário. O imposto do Simples Nacional é apurado mês a mês no PGDAS-D e pago por DAS. O que a falta da DEFIS gera é a multa — custo que existe mesmo quando todos os tributos do ano já foram pagos em dia.

O que muda na DEFIS a partir de 2027?

A norma prevê modificação com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme registrado no portal de normas da Receita Federal. Segundo a Receita Federal, as informações hoje prestadas na DEFIS passam a ser informadas dentro do próprio PGDAS-D, uma vez por ano. Confirme a redação vigente no ano-calendário em que for declarar.