Assinatura Digital e Eletrônica: Entenda a Diferença

Entender a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica deixou de ser assunto técnico: hoje contratos, procurações e documentos públicos são assinados por meio eletrônico todos os dias, e escolher o tipo errado pode custar a validade do ato. Este artigo explica o que distingue as duas, qual tem presunção legal de veracidade, como verificar cada uma e em que formato assinar.

Eletrônica é o conceito amplo; digital é o específico

A assinatura eletrônica é a categoria ampla; a assinatura digital é uma espécie dentro dela, e não o contrário — confusão comum até em contratos.

A eletrônica engloba vários formatos que usam meios eletrônicos para formalizar um acordo. A digital é o tipo específico que exige criptografia de chaves públicas e certificado emitido pela ICP-Brasil.

A distinção importa por uma razão prática: as duas têm efeitos jurídicos diferentes, e usar a errada num documento que exige a outra pode custar a validade do ato.

Tipos de assinatura

Os dois termos são relativamente novos e ainda causam confusão, inclusive em contratos. Para esclarecê-los, vale um paralelo com a taxonomia usada na classificação biológica: família, gênero e espécie.

Pelo paralelo, as assinaturas se classificam assim:

• Família: assinatura física ou eletrônica
• Gênero: com ou sem autenticação
• Espécie: forma de autenticação

Veja abaixo dois exemplos, um de cada família.

• Família: Assinatura física
• Gênero: Autenticada (Firma reconhecida cartório)
• Espécie: Semelhança

• Família: Assinatura eletrônica
• Gênero: Qualificada (assinatura digital)
• Espécie: CADES/PADES

O gráfico a seguir resume como os dois tipos se distinguem.

Nele é possível ver como se classificam as assinaturas físicas e as eletrônicas, e onde está a diferença de validade jurídica entre elas.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é o conjunto de dados em formato eletrônico associados logicamente a outros dados e usados pelo signatário para assinar. É uma definição deliberadamente ampla, porque abrange desde um clique em "aceito" até um certificado digital.

Em termos práticos: é a assinatura feita por meio eletrônico, sem papel.

O que a caracteriza é a combinação de elementos que ligam o signatário ao documento — e permitem demonstrar que ele teve acesso ao conteúdo e concordou com ele.

Esses elementos variam bastante: senha, código enviado por mensagem, biometria, certificado digital. A Lei 14.063/2020 organizou essa variedade em três níveis:

• Simples: identifica o signatário por meios comuns, como código enviado por SMS ou confirmação por e-mail. É o nível mais usado no dia a dia.
• Avançada: usa certificados não emitidos pela ICP-Brasil, ou outro meio que comprove a autoria com segurança, como biometria. A assinatura do gov.br está neste nível.
• Qualificada: usa obrigatoriamente certificado digital da ICP-Brasil. É o que se chama popularmente de assinatura digital.

A assinatura digital qualificada é o tipo de assinatura eletrônica com o maior nível de segurança e de reconhecimento legal. A Suitebras, por exemplo, usa exclusivamente a assinatura qualificada nos contratos de endereço fiscal, para que o cliente tenha a mesma segurança jurídica de um documento com firma reconhecida.

Vale guardar a hierarquia, porque é ela que organiza todo o resto: a assinatura eletrônica é a família; a digital é uma espécie dentro dela, a de maior exigência técnica e maior efeito jurídico.

Assinatura digital

A assinatura digital é um mecanismo de verificação de identidade que garante três coisas ao mesmo tempo: autenticidade, integridade e não repúdio da informação digital. Ela usa um par de chaves criptográficas para produzir uma assinatura única, que qualquer pessoa pode verificar sem precisar da chave secreta de quem assinou.

A assinatura digital funciona em duas etapas. Primeiro, um algoritmo de resumo criptográfico — o hash — transforma o documento num valor de tamanho fixo, que muda por completo se um único caractere for alterado. Depois, esse resumo é cifrado com a chave privada do signatário, e o resultado é a assinatura.

Cada signatário tem um par de chaves: a privada, que fica guardada no certificado e nunca é compartilhada, e a pública, que qualquer pessoa pode obter. Para conferir a assinatura, o destinatário usa a chave pública para decifrá-la.

Em seguida, ele calcula o resumo do documento recebido e compara com o que veio na assinatura. Se os dois coincidirem, duas coisas ficam demonstradas: o documento não foi alterado depois de assinado, e quem assinou detinha a chave privada correspondente àquele certificado.

A assinatura digital é usada em segurança da informação e criptografia para autenticar documentos, transações eletrônicas e informações sensíveis. Ela garante a origem e a integridade do conteúdo e impede que o signatário negue a autoria, já que só a chave privada correspondente ao certificado consegue produzir aquela assinatura.

Assinatura digital e assinatura eletrônica: a diferença

Antes do computador, toda assinatura era feita a caneta, no papel. A assinatura eletrônica é a evolução dela: feita por meio eletrônico — e-mail, celular, formulário —, sem papel.

Há, portanto, assinaturas eletrônicas que não são digitais. É o caso de digitar o código recebido por SMS para confirmar uma transação bancária, ou de aceitar os termos de um serviço clicando num botão: são assinaturas eletrônicas simples, sem criptografia de chaves públicas.

A semelhança entre as duas é que ambas acontecem por meio eletrônico, sem papel. A diferença está no efeito: a assinatura digital qualificada tem presunção legal de veracidade perante terceiros; a eletrônica simples ou avançada vale conforme o que as partes tenham acordado e conforme o que a lei exija para aquele ato específico.

Assinatura digital e assinatura digitalizada não são a mesma coisa

A confusão entre as duas é frequente e tem consequência prática, por isso vale separá-las com clareza.

Assinatura digitalizada é apenas a imagem de uma assinatura feita no papel — um documento escaneado ou fotografado. Isso não acrescenta nada à validade do documento nem à da assinatura.

Exemplo: fotografar um contrato assinado à caneta não transforma a assinatura em digital. Você apenas produziu uma cópia eletrônica de um documento físico — e, se o original se perder, a foto não substitui o que ele provava.

A palavra "digitalizar", nesse contexto, significa converter algo físico em arquivo. É operação de formato, não de segurança jurídica.

O que é validade jurídica

Validade jurídica é o que permite a um ato produzir efeitos no direito. Sem ela, o ato pode ser anulado — e, num contrato, isso significa que a obrigação assumida pela outra parte pode simplesmente não valer.

A Medida Provisória 2.200-2, de 2001, é a norma que estabeleceu a ICP-Brasil e a presunção de veracidade dos documentos assinados com certificado dela. Ela também deixa claro que nem toda assinatura eletrônica tem a mesma força, ainda que seja amplamente aceita no mercado.

Para entender a diferença de validade entre a assinatura digital e a eletrônica, três perguntas resolvem a maior parte das dúvidas.

Qual assinatura tem presunção legal de validade?

A assinatura digital, por estar vinculada a um certificado emitido por autoridade credenciada na ICP-Brasil. É esse certificado que liga os dados de uma pessoa ou empresa à assinatura, e é essa ligação verificável que a norma reconhece.

Fonte: Medida Provisória 2.200-2 de 24.08.2001

Vale saber que a emissão do certificado tem custo, que varia conforme o tipo — e-CPF ou e-CNPJ — e conforme a validade contratada.

A assinatura eletrônica simples, por sua vez, se apoia em dados do signatário, como:

• CPF ou CNPJ
• E-mail
• endereço IP e registro de data e hora do aceite

É hoje a forma mais comum de autenticação — para firmar contratos, confirmar compras ou aceitar serviços. Para a maior parte dos atos entre particulares, ela basta, desde que as partes a aceitem e o documento registre a trilha de auditoria.

Qual delas equivale à assinatura reconhecida em cartório?

Como visto, a assinatura eletrônica simples é um meio de assinar documentos on-line sem criptografia de chaves públicas. A assinatura digital, ao contrário, depende dela e do certificado que a sustenta — e é essa exigência técnica que lhe dá o peso jurídico maior.

Na comparação com o reconhecimento de firma, a assinatura digital qualificada é a que mais se aproxima, justamente porque a verificação é técnica e independente de quem a apresenta.

A assinatura digital qualificada tem, perante terceiros, presunção de veracidade semelhante à da firma reconhecida. A assinatura avançada — caso do gov.br — tem validade reconhecida em lei para muitos atos, inclusive com entes públicos, mas não alcança a mesma presunção nos casos em que a lei exige o certificado da ICP-Brasil.

Leia o artigo: Assinatura Digital Gov

Hoje a assinatura digital já é aceita em quase toda transação feita no país, inclusive em compra e venda de imóveis.

Nesse caso, porém, o ato precisa ser praticado na plataforma e-notariado, e com certificado digital e-CPF — não basta a assinatura eletrônica comum.

Onde verificar se uma assinatura é válida

A forma de conferir também diferencia os dois tipos. Veja como fazer em cada caso.

• Digital: use o Verificador de Conformidade do ITI, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Quem valida a assinatura, nesse caso, é a infraestrutura oficial brasileira — e a verificação independe da plataforma em que o documento foi assinado.
• Eletrônica: depende do tipo. Se não for digital, a verificação costuma ser feita no próprio portal onde o documento foi assinado, pela trilha de auditoria que a plataforma mantém. É por isso que a validade dela fica atrelada à existência daquela plataforma.

A verificação leva poucos minutos nos dois casos — e vale fazê-la antes de arquivar um documento importante, não depois de precisar dele.

Formatos de assinatura: CAdES e PAdES

As assinaturas digitais são geradas em formatos técnicos diferentes. Os dois mais usados no Brasil são o CAdES e o PAdES, e a diferença entre eles é prática, não de segurança.

No Brasil, os dois formatos são regulamentados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que define os critérios técnicos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Ambos são aceitos e amplamente usados, e seguem os padrões internacionais correspondentes.

Assinatura no formato CAdES

O formato CADES é aplicado sobretudo a documentos que não são PDF. A sigla significa CMS Advanced Electronic Signature, ou assinatura eletrônica avançada no padrão CMS, e a assinatura fica em arquivo separado do documento original.

A característica do CAdES é permitir a validação da assinatura ao longo do tempo, com os elementos necessários para isso — o que pode exigir informação adicional guardada junto.

É o caso do carimbo do tempo e dos certificados das cadeias de confiança, cuja necessidade varia conforme a política de assinatura adotada.

O ponto de atenção do CAdES é o formato do arquivo gerado: a extensão `.p7s`, que não é um documento legível e precisa ser aberto por programa específico, sempre acompanhado do arquivo original. É o formato usado por sistemas como os das Secretarias da Fazenda.

Assinatura no formato PAdES

PADES significa PDF Advanced Electronic Signatures — assinatura eletrônica avançada em PDF. É a especificação técnica criada pelo ETSI, o Instituto Europeu de Normas de Telecomunicações, que permite incorporar a assinatura digital ao próprio arquivo PDF.

No PAdES, a assinatura é incorporada ao próprio arquivo PDF: documento e assinatura formam um arquivo só. O objetivo é o mesmo — garantir autenticidade, integridade e não repúdio —, mas a forma de entregar isso é mais conveniente no dia a dia.

Autenticidade é a garantia de que o documento veio de quem diz tê-lo produzido. Integridade é a garantia de que ele não foi alterado depois de assinado. Não repúdio significa que o signatário não pode negar que assinou.

A assinatura PAdES carrega os dados do certificado do signatário e o carimbo do tempo dentro do PDF, e normalmente exibe uma representação visual com código de verificação. É adequada para guarda longa: mesmo depois de o certificado expirar, a assinatura continua verificável.

Em resumo, o PAdES aplica assinatura digital avançada a documentos PDF de forma segura e durável, mantendo tudo num arquivo só.

CAdES ou PAdES: qual usar

A escolha depende do tipo de arquivo a assinar, e há um critério simples para decidir.

Se o documento é um PDF — contrato, procuração, laudo —, use PAdES. A assinatura fica dentro do próprio arquivo, que continua legível em qualquer leitor de PDF e normalmente exibe o código de verificação na página. Se o arquivo não é PDF — um XML, uma planilha, um arquivo binário qualquer —, o CAdES é o formato aplicável, e ele gera um arquivo `.p7s` separado, que só faz sentido junto do original.

O que você precisa saber, em duas linhas:

Uma observação sobre impressão, porque gera confusão: **a versão impressa de um documento não carrega a assinatura digital**, em nenhum dos dois formatos. O que o PAdES permite é imprimir o PDF com o código de verificação visível, de modo que seja possível conferir o original on-line depois — função análoga à do selo com número verificador usado em cartórios. O arquivo `.p7s` do CAdES, por ser binário, não tem versão impressa.

Vantagens da assinatura digital e da eletrônica

Entender a distinção entre as duas é o primeiro passo; o segundo é saber o que cada uma entrega na prática. Para as empresas, a adoção de assinatura eletrônica deixou de ser diferencial e virou requisito operacional.

Qualquer que seja o nível escolhido, as duas trazem ganhos concretos na rotina de trabalho de uma equipe.

A seguir, as vantagens mais relevantes de adotar assinatura digital ou eletrônica.

Praticidade

A assinatura eletrônica permite assinar de qualquer lugar, por celular, tablet ou computador, o que encurta processos que antes dependiam de deslocamento e de agenda das pessoas envolvidas.

A economia de tempo é o ganho mais visível: não há documento físico para imprimir, despachar, aguardar e arquivar. Os custos de impressão também caem, e com eles o espaço físico destinado à guarda de contratos.

Sem assinatura eletrônica, operações a distância dependeriam de procuração, de correio ou de deslocamento — alternativas caras e lentas. É aí que a praticidade vira redução de custo mensurável.

Conformidade e padronização

A padronização de processos é um dos ganhos menos evidentes e mais relevantes. A assinatura eletrônica contribui para ela de várias formas:

• Processos Consistentes: As assinaturas eletrônicas permitem que você estabeleça processos de assinatura consistentes em toda a organização. Você pode definir quem precisa assinar um documento, em que ordem e em que prazo.
• Templates de Documentos: Muitas soluções de assinatura eletrônica permitem a criação de templates para documentos comuns, assegurando que todos os documentos de um determinado tipo sigam o mesmo formato.
• Rastreamento e Auditoria: As soluções de assinatura eletrônica registram cada passo do processo de assinatura, proporcionando visibilidade completa e permitindo a rastreabilidade e auditoria dos processos.
• Fluxos de Trabalho Automatizados: As assinaturas eletrônicas podem ser integradas a outros sistemas de gerenciamento de documentos e fluxos de trabalho para automatizar processos. Por exemplo, após a assinatura de um contrato, ele pode ser automaticamente arquivado no sistema de gerenciamento de documentos.
• Padrões de Segurança: As assinaturas eletrônicas utilizam padrões de segurança estabelecidos para garantir a autenticidade e integridade dos documentos assinados.

O resultado é mais consistência, eficiência e segurança nos processos de assinatura, além de apoio ao cumprimento de normas internas e regulatórias.

Ganho de produtividade

O tempo gasto com documento em papel é o tipo de custo que não aparece em nenhuma linha do orçamento, mas consome horas de trabalho todos os meses: imprimir, colher assinatura, digitalizar, arquivar e, depois, procurar.

A busca é a parte mais cara. Documento guardado em pasta física depende de alguém lembrar onde está; documento assinado eletronicamente é localizado por busca de texto, em segundos.

O efeito é mais sentido em empresas de pequeno e médio porte, que têm equipe enxuta: cada hora gasta procurando contrato é uma hora que ninguém estava sobrando para gastar.

Segurança

A assinatura digital garante a integridade do documento: qualquer alteração feita depois da assinatura — uma vírgula que seja — invalida a verificação. Atenção à nuance, porque ela é frequentemente mal explicada: a assinatura não impede que o arquivo seja alterado; ela faz com que a alteração seja detectável. É exatamente isso que a torna confiável como prova.

As plataformas de assinatura registram cada etapa do processo — quem abriu, quando, de qual endereço, quem assinou —, e essa trilha de auditoria é o que sustenta a assinatura eletrônica simples e avançada quando ela é questionada.

Para a assinatura digital, a verificação independe da plataforma: qualquer pessoa confere o documento no Verificador de Conformidade do ITI, do mesmo modo como se confere a autenticidade de um selo de cartório.

Ao longo deste texto você viu a distinção entre assinatura digital e eletrônica, a validade jurídica de cada uma, os formatos técnicos e as vantagens práticas. Com isso, fica mais simples decidir qual usar em cada documento da sua empresa.

Base legal no Brasil

A assinatura eletrônica no Brasil é regida principalmente pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, e pela Lei nº 14.063, de 2020, que organizou os três níveis de assinatura. Outras normas incidem em contextos específicos; abaixo, as principais:

1. Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001: Esta é a principal legislação referente à assinatura digital no Brasil. Ela criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que é a entidade responsável por emitir certificados digitais no país. A MP também estabelece a equivalência legal entre assinaturas manuscritas e digitais, desde que a assinatura digital seja certificada por autoridade da ICP-Brasil.
2. Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014): Esta lei não é específica para assinaturas digitais, mas fornece o quadro legal geral para o uso da internet no Brasil, incluindo questões de privacidade e segurança de dados. O Marco Civil da Internet afirma que os registros eletrônicos são presumidos válidos para todos os efeitos legais, o que inclui assinaturas digitais.
3. LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei nº 13.709/2018): referência para o tratamento de dados pessoais, o que alcança os dados processados no fluxo de assinatura eletrônica.
4. Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020, regulamenta a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde.
5. Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, é uma lei brasileira que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde. Ela estabelece três categorias de assinaturas eletrônicas: simples, avançada e qualificada.
6. Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021, conhecida como Lei do Governo Digital no Brasil, aborda várias questões relacionadas à digitalização de serviços públicos no país. Ela estabelece regras e princípios para a prestação de serviços públicos digitais, além de definir os deveres das entidades e órgãos públicos em relação ao compartilhamento de dados.

Vale destacar que, apesar de a MP nº 2.200-2 estabelecer a equivalência entre a assinatura manuscrita e a digital certificada, alguns órgãos e instituições ainda mantêm requisitos próprios para aceitar documentos assinados eletronicamente. Vale confirmar antes, sobretudo em ato que envolva registro público.

Outras normas — Código Civil, Código de Processo Civil e legislação setorial — também contêm disposições sobre o uso de assinaturas, conforme o contexto em que são empregadas.

Conclusão

Cada tipo de assinatura tem um nível próprio de exigência técnica, de custo e de efeito jurídico. A escolha certa depende do documento, não da preferência.

Qual tipo de assinatura usar?

Depende do ato. Para a maior parte dos contratos entre particulares, a assinatura eletrônica avançada resolve, com trilha de auditoria registrada pela plataforma.

Se o objetivo for a máxima segurança jurídica — ou se a lei exigir —, use a assinatura digital qualificada, com certificado e-CPF ou e-CNPJ emitido pela ICP-Brasil. É o nível que traz presunção de veracidade perante terceiros e verificação independente da plataforma em que o documento foi assinado.

Como visto, a assinatura do gov.br é avançada, e não qualificada: tem validade reconhecida em lei para muitos atos, mas não substitui o certificado nos casos em que a norma exige o nível qualificado.