Contabilidade online: 15 empresas no Brasil e como escolher

Escolher uma contabilidade online exige comparar serviço e preço. A escolha vem depois do endereço fiscal da empresa: é o CNPJ já aberto que define onde você paga imposto e quais serviços o contador vai cuidar. Este texto foi revisado em julho de 2023 e reúne quinze contabilidades online brasileiras — o que cada uma atende, o que não atende e o que conferir antes de assinar.

A contabilidade online trouxe uma forma prática de cuidar das obrigações contábeis à distância, pela internet, do mesmo jeito que hoje se abre uma conta em banco totalmente digital, sem passar por uma agência.

Leia o artigo: bancos digitais gratuitos

Esses serviços reúnem benefícios concretos: acesso imediato aos dados contábeis, custo menor que o do atendimento presencial e troca de documentos por canal controlado, com registro de quem enviou o quê e quando.

Para escolher bem, o que importa não é um ranking de qualidade. É saber o que cada empresa atende, o que ela não atende e quanto a mensalidade varia com a natureza jurídica, o regime tributário, o faturamento e o número de sócios e funcionários da sua empresa.

Com software especializado e plataformas digitais, a empresa simplifica processos burocráticos, automatiza tarefas repetitivas e passa a ver as próprias finanças atualizadas, sem esperar o fechamento do mês.

Para ser considerada contabilidade online, e não apenas contabilidade digital, a empresa precisa atender a três requisitos mínimos:

• Contratação pela internet, do início ao fim, sem necessidade de atendimento presencial.
• Pagamento online por cartão, boleto ou Pix.
• Plataforma web ou aplicativo para o envio mensal dos documentos.

A possibilidade de enviar os documentos do mês por e-mail, e só por e-mail, não transforma um escritório em contabilidade online. Veja a diferença entre os três modelos que convivem no Brasil.

• Contabilidade tradicional: o cliente leva fisicamente os documentos — notas fiscais e extratos bancários — até o escritório, todos os meses.
• Contabilidade digital: os documentos vão por meio digital qualquer — e-mail, WhatsApp, plataforma web ou aplicativo de mensagem.
• Contabilidade online: há plataforma web ou aplicativo próprio para o envio mensal, e a contratação e o pagamento também se fazem pela internet.

O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) publica, mês a mês, quantos profissionais da contabilidade e quantas organizações contábeis estão ativos em cada Conselho Regional, na página “Quantos Somos”. Este artigo não reproduz a contagem: ela muda todo mês, e o registro no CFC diz quem está habilitado a exercer a profissão — não diz quem atende inteiramente pela internet. O gráfico abaixo traz a divisão estimada pela pesquisa que originou este texto, em julho de 2023, e não um dado oficial: não existe estatística pública que separe contabilidade online, digital e tradicional, de modo que a proporção serve de ordem de grandeza, não de medida.

Fonte: Conselho Federal de Contabilidade (contagem oficial, atualizada mês a mês).

O que é uma contabilidade online?

Contabilidade online é o serviço contábil prestado inteiramente pela internet: a contratação, o envio dos documentos, as dúvidas e a entrega das obrigações passam por uma plataforma web ou por um aplicativo.

A vantagem central é a automação do que é repetitivo. Com as ferramentas digitais, o lançamento de despesas, a apuração dos impostos e a emissão dos relatórios financeiros deixam de ser digitados duas vezes, o que reduz o retrabalho e o erro de transcrição.

Cliente e contador veem os mesmos dados ao mesmo tempo, o que ajuda a acompanhar a empresa, antecipar problemas e decidir com informação atual. A troca também fica registrada na plataforma: documento enviado por ali tem data e remetente, o que não acontece em conversa de aplicativo de mensagem.

A economia vem de duas fontes. Sem atendimento presencial, não há custo de estrutura física a repassar; e, com parte do trabalho automatizada, a mesma equipe atende mais empresas. É isso que costuma explicar a diferença de mensalidade em relação ao escritório tradicional, e não um desconto por volume.

Automação não substitui contador. Quem interpreta os números, aponta o que a empresa está pagando além do necessário e responde pela escrituração é um profissional habilitado, registrado no Conselho Regional de Contabilidade. A plataforma organiza; a responsabilidade técnica continua sendo de uma pessoa.

O que a lei exige de escrituração contábil, e quem é dispensado

Contabilidade online é a forma de prestar o serviço, não uma dispensa da obrigação. A obrigação está no Código Civil.179: empresário e sociedade empresária precisam seguir sistema de contabilidade mecanizada ou eletrônica, com livros autenticados, e levantar balanço patrimonial e de resultado todo ano.

Odo mesmo artigo dispensa dessa obrigação o pequeno empresário — definido pelo porte da empresa. O MEI, com teto anual próprio, costuma se enquadrar.

A consequência prática na escolha de uma contabilidade online é direta. A plataforma automatiza o lançamento, mas a escrituração é obrigação da empresa e a responsabilidade técnica é de um profissional habilitado, registrado no Conselho Regional de Contabilidade. Antes de assinar, confirme no contrato quem responde por ela, com nome e número de registro, e o que acontece com os seus livros, declarações e arquivos digitais se você trocar de escritório.

Os critérios para entrar nesta lista

O mercado brasileiro de contabilidade online é grande e cresce todo ano, e por isso qualquer lista precisa dizer antes como foi montada. Estas quinze empresas entraram por cinco critérios de elegibilidade — critérios de entrada, não de qualidade:

• Contratação do serviço inteiramente online.
• Realiza abertura de empresa.
• Atende sociedade limitada, e não apenas empresário individual e MEI.
• Atende empresa optante pelo Simples Nacional, que é o regime da maioria das micro e pequenas empresas.
• Atendimento e suporte por chat ou WhatsApp.

O que esta lista é, e o que ela não mede

Esta é uma lista de elegibilidade: ela registra quais contabilidades online cumprem os cinco critérios acima. Não é ranking de qualidade, e a ordem de apresentação não significa nada — não houve medição de qualidade de serviço, e nenhuma nota é atribuída aqui. O escopo de serviço de cada empresa é o que ela divulgava em julho de 2023, quando a pesquisa foi feita, e está marcado com essa data bloco a bloco.

Três limites do método, ditos antes e não depois. Primeiro: mensalidade de contabilidade varia com o regime tributário, o faturamento, o número de sócios e de funcionários e a quantidade de notas emitidas por mês, e muda sem aviso — por isso nenhum valor em reais é publicado aqui, e o preço de hoje se confere no site de cada empresa. Segundo: nota de avaliação, número de clientes e volume de acesso ao site não têm fonte pública datada e mudam de semana em semana; não entram. Terceiro: esta lista não mede qualidade técnica, prazo de entrega nem o que acontece quando dá problema — e é justamente aí que a diferença entre dois escritórios aparece.

1. WEBContabilidade

WEBContabilidade, de Blumenau (SC), apresenta-se como a primeira contabilidade totalmente online de Santa Catarina. É uma afirmação da própria empresa, que este artigo não confirmou em fonte independente.

Atende micro e pequenas empresas, com abertura de empresa, folha de pagamento, apuração de impostos e relatórios gerenciais. O tempo de atuação que a empresa divulga mudou desde a primeira versão deste texto e não é reproduzido aqui; o registro da organização contábil no CRC de Santa Catarina é público e diz desde quando ela está ativa.

2. Contabilizei

A Contabilizei foi fundada em 2013 e é uma das contabilidades online mais conhecidas do país. Este artigo não repete a contagem de clientes, de cidades atendidas nem de profissionais na equipe: são números divulgados pela própria empresa, sem data e sem auditoria, e que mudam de trimestre em trimestre.

A Contabilizei atende micro e pequenas empresas e profissionais que atuam como PJ em boa parte do país, com equipe de contadores registrados. A cobertura por cidade e o porte da equipe mudam com o tempo, e a empresa é a única fonte desses números: confira na página de planos antes de decidir.

Os planos cobrem micro e pequenas empresas e profissionais que atuam como PJ em ramos variados: medicina, engenharia, arquitetura, TI, advocacia, psicologia e marketing, entre outros. O enquadramento muda o preço e o que o plano inclui, e é o primeiro ponto a confirmar no orçamento.

O atendimento é feito por chat, e-mail, telefone e WhatsApp.

Prêmio de inovação e aparição em lista de revista não medem a qualidade do serviço contábil prestado hoje: um reconhecimento de 2017 diz o que a empresa era naquele ano. O que pesa na decisão é o escopo do plano, quem responde tecnicamente pela escrituração e o que acontece quando há atraso ou erro.

Vale perguntar, antes de assinar, duas coisas que não aparecem na página de planos: quem é o contador responsável pela sua empresa, com nome e número de registro no CRC, e qual é o prazo de resposta comprometido no contrato.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

3. Conube

A Conube foi estabelecida em 2014 com foco em empresas prestadoras de serviço. A carteira reúne designers, profissionais de TI, médicos, corretores, advogados, arquitetos, profissionais da saúde e freelancers.

O atendimento é por telefone e WhatsApp. Como em toda contabilidade online, a mensalidade é orçada caso a caso: o valor depende do regime tributário, do faturamento, do número de sócios e de funcionários e do volume de notas emitidas por mês.

Não há atendimento presencial. A avaliação pública que a empresa recebe no Google muda de semana em semana e não é publicada aqui; se ela pesar na sua decisão, consulte-a no dia em que for decidir, e leia as avaliações, não apenas a média.

Há aplicativo para celular, que serve ao envio de documentos e ao acompanhamento das obrigações do mês.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

4. Contabilivre

A Contabilivre foi fundada em 2015 e atende pequenas empresas prestadoras de serviço enquadradas no Simples Nacional. A contagem de clientes que a empresa divulga não tem fonte datada e não é reproduzida aqui.

Não há atendimento presencial, o que é coerente com o perfil de cliente que a empresa atende. O suporte é por telefone e WhatsApp.

A mensalidade é orçada conforme a situação de cada cliente, e o valor publicado em 2023 não serve de referência hoje. Peça o orçamento informando regime tributário, faturamento anual, número de sócios, número de funcionários e quantidade de notas por mês: sem esses cinco dados, o preço que aparece em qualquer site é apenas o piso.

A nota da empresa no Google não entra neste artigo, pela mesma razão das demais: é média móvel, sem data de corte. Há aplicativo para celular para a gestão das obrigações.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

5. Agilize

A Agilize é uma contabilidade online voltada a micro e pequenas empresas. Este artigo não publica ano de fundação, sede, número de clientes nem mensalidade da empresa: os dados que ocupavam este trecho pertenciam a outra contabilidade desta mesma lista, e não foi possível apurar os da Agilize em fonte datada. O endereço oficial está no fim do bloco.

Na falta desses dados, vale o que serve para avaliar qualquer contabilidade online e raramente aparece na página de planos. Comece pelos regimes tributários atendidos: um escritório que só opera no Simples Nacional não resolve a empresa que migrar para o Lucro Presumido, e a migração costuma vir junto com o crescimento.

Depois, confirme o que está incluído na mensalidade e o que é cobrado à parte. Abertura e alteração de empresa, folha de pagamento, pró-labore, décimo terceiro, entrega de declarações anuais e emissão de certidões aparecem em alguns planos e são extras em outros — e é essa diferença, não o valor de entrada, que define quanto a contabilidade vai custar no ano.

Por fim, pergunte quem é o profissional responsável pela escrituração da sua empresa, com nome e número de registro no Conselho Regional de Contabilidade, e qual é o prazo de resposta previsto em contrato. A responsabilidade técnica é sempre de uma pessoa habilitada, não da plataforma.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: confirme com a empresa — este artigo não apurou.
• Lucro Presumido: confirme com a empresa — este artigo não apurou.

6. Meu Contador Online

O Meu Contador Online foi fundado em 2016 e presta serviços de contabilidade pela internet. Atende empresário individual, sociedade limitada e MEI, em setores variados.

É uma das poucas desta lista a oferecer atendimento presencial, além de telefone e WhatsApp — o que importa para quem quer um rosto do outro lado ao menos uma vez por ano. A mensalidade varia conforme a situação de cada cliente e não é publicada aqui.

Cada cliente tem um gerente de conta e uma equipe designada, com contador e analistas fiscais. Vale pedir por escrito o nome e o número de registro no CRC do contador responsável: é ele que responde tecnicamente pela escrituração, não a plataforma. Há aplicativo para o acompanhamento das obrigações.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: atende (julho de 2023).

7. Qipu Contabilidade

Sediada em São Paulo, a Qipu Contabilidade trabalha com um aplicativo integrado pelo qual o cliente emite nota fiscal de serviço, consulta as guias de imposto e acompanha as obrigações do mês.

O atendimento é por telefone e WhatsApp, sem presencial. A mensalidade é orçada caso a caso e não é publicada aqui. O volume de acesso ao site e a nota no Google também ficam de fora: o primeiro não diz nada sobre o serviço prestado, e a segunda é média móvel, sem data de corte.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

8. Contabilix

A Contabilix é uma plataforma de contabilidade online que atende empresas de portes diferentes, com a proposta de concentrar as obrigações contábeis e fiscais num painel só.

Os serviços incluem gestão fiscal, conciliação bancária, folha de pagamento e relatórios financeiros, acessíveis por computador, tablet ou celular.

A empresa usa automação para reduzir o trabalho manual de lançamento e conciliação, e mantém equipe de contabilidade para as dúvidas do cliente. Confirme no orçamento se a folha de pagamento está incluída na mensalidade ou é cobrada por funcionário: é a linha que mais muda o custo anual de quem tem equipe.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

9. ContSimples

A ContSimples é uma contabilidade registrada no Rio de Janeiro, que atende microempresas e pequenos negócios de serviço e comércio enquadrados no Simples Nacional. Começou a operar em 2017.

O plano tradicional não inclui atendimento presencial; dúvidas são respondidas por telefone ou WhatsApp.

Há um plano Premium, com atendimento presencial e reuniões periódicas com o contador ao longo do ano, cobrado à parte do plano tradicional. Os valores dos dois planos e o número de reuniões incluídas mudaram desde a primeira versão deste texto e não são reproduzidos aqui: confirme no site antes de comparar com as demais.

A nota da empresa no Google não entra neste artigo, pela razão já dita: é média móvel, sem data de corte. Há aplicativo para celular para o envio de documentos e o acompanhamento das obrigações.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

10. Facilite

O Facilite.co é uma plataforma de contabilidade online que automatiza o registro das movimentações e organiza as obrigações do mês num painel único.

A característica que o distingue nesta lista é a sincronização com plataformas de venda e meios de pagamento online: as transações entram e são classificadas sem digitação, o que interessa a quem vende por loja virtual ou marketplace.

Há controle de estoque e de fluxo de caixa, com alerta de estoque baixo e visão de entradas e saídas. Vale notar que estoque e fluxo de caixa são funções de gestão, não de contabilidade: ajudam o dia a dia, mas não substituem a escrituração nem a apuração de impostos.

A plataforma permite dar acesso a contadores externos, com permissão específica — útil para quem quer manter o contador atual e usar o Facilite.co apenas como sistema. Nesse arranjo, confirme que a responsabilidade técnica pela escrituração continua sendo do seu contador.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: atende (julho de 2023).

11. ContaExpert

A ContaExpert presta serviços contábeis a empreendedores e empresas de portes e segmentos variados, com equipe de profissionais registrados.

O posicionamento da empresa é o de preço baixo, e era o valor mais baixo da lista na pesquisa de julho de 2023. Mensalidade baixa, porém, costuma vir com escopo enxuto: confirme o que está incluído — folha de pagamento, entrega de declarações anuais, abertura e alteração de empresa, emissão de certidões — e o que é cobrado à parte, antes de comparar com as demais.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

12. Contajá

A Contajá é uma plataforma de contabilidade online voltada a pequenas e médias empresas, startups e profissionais que atuam como PJ, com os processos contábeis digitalizados.

Os serviços vão da gestão fiscal e financeira à folha de pagamento e aos relatórios contábeis, acessíveis de qualquer dispositivo com internet. Como nas demais, a mensalidade depende do regime tributário e do porte, e a abertura ou a troca de contabilidade pode ter condição própria — pergunte as duas coisas no mesmo orçamento.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

13. Tactus

A Tactus é especializada em contabilidade para comércio eletrônico, negócios digitais e criadores de conteúdo — o nicho mais definido desta lista, e o que mais importa a quem vende por marketplace ou recebe de plataforma estrangeira. O atendimento é por telefone e WhatsApp, sem presencial. Em julho de 2023, a empresa divulgava uma garantia de devolução da mensalidade em caso de insatisfação e uma taxa fixa; nem o prazo da garantia nem o valor são reproduzidos aqui, porque condição comercial muda sem aviso. Se a garantia pesar na sua decisão, peça a cláusula no contrato, por escrito, antes de assinar.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: não atende (julho de 2023).

14. Senhor Contábil

Senhor Contábil é uma plataforma de contabilidade online que atende empresas de portes e segmentos variados, com equipe de profissionais registrados. É uma das quatro desta lista que atendiam também o Lucro Presumido em julho de 2023, o que importa para quem já passou do teto do Simples Nacional ou prevê passar.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: atende (julho de 2023).

15. Já Calculei

A Já Calculei atende micro e pequenas empresas, com foco em manter em dia as obrigações contábeis e fiscais. O tempo de mercado e o número de empresas na carteira que a empresa divulgava não têm fonte datada e não são reproduzidos aqui. Em julho de 2023, atendia também o Lucro Presumido.

• Mensalidade: não publicada aqui — confira no site da empresa.
• Simples Nacional: atende (julho de 2023).
• Lucro Presumido: atende (julho de 2023).

A competição no setor cresce e a burocracia brasileira não encolhe, de modo que este mercado deve continuar se expandindo. Para o leitor, a consequência prática é que a lista acima envelhece: preço, escopo de plano e avaliação mudam, e a decisão se toma com os dados do dia em que ela é tomada, não com os de um artigo.

Perguntas frequentes

Qual é a melhor contabilidade online?

Não existe uma resposta única, e este artigo não a dá: não houve medição de qualidade de serviço, e a lista acima é de elegibilidade, não de mérito. A melhor para a sua empresa é a que atende o seu regime tributário, inclui na mensalidade os serviços que você vai usar de fato — folha de pagamento, declarações anuais, abertura e alteração de empresa — e atende pelo canal em que você consegue ser atendido. Compare esses três pontos, no mesmo dia, nas empresas que lhe interessarem.

Contabilidade online é confiável?

Sim, desde que a empresa seja uma organização contábil registrada no Conselho Regional de Contabilidade e haja um profissional habilitado respondendo pela escrituração. O que muda na contabilidade online é o canal — plataforma web ou aplicativo, em vez de balcão — não o regime de responsabilidade. O registro da organização contábil e o do contador são públicos e se conferem no CRC do estado antes de assinar o contrato.

Quanto custa uma contabilidade online por mês?

Não há um preço único, e este artigo não publica valores. A mensalidade depende do regime tributário, do faturamento, do número de sócios e de funcionários e da quantidade de notas emitidas por mês. Mensalidade de contabilidade muda sem aviso, e valor copiado de artigo antigo não serve de referência. Peça o orçamento às empresas que lhe interessam informando esses cinco dados, no mesmo dia, para comparar o que é comparável.

Qual a diferença entre contabilidade online e contabilidade digital?

A contabilidade digital aceita documentos por meio digital qualquer: e-mail, WhatsApp, aplicativo de mensagem. A contabilidade online tem plataforma web ou aplicativo próprio para o envio mensal e permite contratar e pagar pela internet, sem atendimento presencial. Pela definição usada neste artigo, só a segunda é contabilidade online — receber nota fiscal por e-mail não basta.

MEI precisa de contador?

Não, se o teto do MEI estiver atendido. O Código Civil (.179) dispensa o pequeno empresário da escrituração contábil que o próprio artigo exige, e o MEI se enquadra pelo porte definido. Isso dispensa o livro-diário, mas não dispensa a nota fiscal, a declaração anual do MEI (DASN-SIMEI) nem o DAS mensal — e muitos MEIs contratam um contador justamente para dar conta disso em ordem.

Contabilidade online atende empresa no Lucro Presumido?

Parte delas, não todas. Na pesquisa de julho de 2023 que originou esta lista, quatro das quinze empresas atendiam também o Lucro Presumido; as demais operavam apenas no Simples Nacional. Esse escopo muda sem aviso, então confirme antes de contratar — e confirme também o que acontece se a sua empresa migrar de regime, porque trocar de escritório no meio do ano custa tempo e documento.

Como trocar de contador para uma contabilidade online?

Revise antes o contrato atual, para saber o prazo de aviso prévio e se há multa, e verifique se há obrigação pendente. Comunique a troca por escrito e peça ao escritório anterior a documentação: livros, balanços, declarações entregues e os arquivos digitais da escrituração. É esse acervo que o novo escritório precisa para continuar o trabalho, e pedi-lo depois do desligamento é sempre mais difícil.