Certidão específica: como solicitar na Junta Comercial

A certidão específica é uma das três modalidades de certidão que a Junta Comercial expede, e a única em que é o requerente quem define o que quer ver certificado: ela responde aos quesitos formulados no pedido sobre atos já arquivados. Este guia mostra como solicitá-la, com o que o regulamento exige do pedido, o prazo de entrega que ele fixa para todo o país e o que muda de um estado para outro.

O essencial sobre a certidão específica

• A certidão específica é a modalidade do art. 81, inciso II, do Decreto nº 1.800/1996: certifica os atos arquivados que o requerente indica no pedido, e não a ficha inteira da empresa.
• O pedido é mais curto do que se imagina — requerimento assinado pelo interessado, comprovante de pagamento do preço e indicação da modalidade. Qualquer pessoa pode pedir, sem precisar provar interesse (Lei nº 8.934/1994, art. 29).
• O prazo de entrega é nacional e está no art. 83 do mesmo decreto: até quatro dias úteis contados da protocolização na sede da Junta, ou até oito dias úteis em protocolo descentralizado. Preço e desenho do portal, esses sim, variam por estado.
• A certidão específica não se confunde com a certidão simplificada, que traz o resumo padronizado da empresa, nem com a de inteiro teor, que reproduz o próprio ato arquivado — para comparar as três, vale o nosso artigo sobre a simplificada.

O que é a certidão específica?

A certidão específica é o documento em que a Junta Comercial certifica, por escrito e com fé pública, os elementos que constam de atos já arquivados no registro de uma empresa. O Decreto nº 1.800/1996 a define pela forma do pedido: no art. 81, inciso II, é a modalidade expedida “consoante quesitos formulados no pedido”. É o requerente que diz o que quer ver certificado, e a Junta responde ponto a ponto — daí o nome.

Pode pedir quem quiser. O art. 29 da Lei nº 8.934/1994 é expresso: qualquer pessoa, sem necessidade de provar interesse, pode consultar os assentamentos existentes nas juntas comerciais e obter certidões, mediante pagamento do preço devido. O art. 80 do regulamento repete a regra para os documentos arquivados. Não se exige ser sócio, administrador ou advogado da empresa, nem justificar a finalidade, porque o registro de empresas é público (Decreto nº 1.800/1996, art. 79).

A utilidade prática vem de um detalhe que quase nunca aparece nos guias: o art. 82 do Decreto nº 1.800/1996 obriga a Junta a mencionar qualquer alteração posterior ao ato cuja certidão foi requerida, ainda que o pedido não tenha perguntado por ela. Quem pede a certidão de uma cláusula contratual de 2019 recebe, obrigatoriamente, a notícia de que ela foi alterada depois. Isso faz da certidão específica um instrumento de verificação, e não uma simples cópia — razão de ela aparecer em cessão de quotas, auditoria e due diligence.

O quanto a certidão abrange depende do que se pergunta nela. O regulamento não fixa número máximo de quesitos, e a tabela nacional de atos — o Anexo X da Instrução Normativa DREI nº 81/2020, na redação da IN DREI nº 88/2022 — prevê, ao lado da certidão específica de atos arquivados, um adicional para a inclusão de informações a mais requeridas pelo interessado. Quantos quesitos cabem no preço inicial é coisa da tabela de cada estado, não da norma federal. E convém não confundir uma coisa com a outra: certidão de regularidade fiscal é documento da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional sobre tributos federais, enquanto a certidão específica trata do que está arquivado na Junta Comercial.

Tipos de certidão específica, e as outras duas modalidades

As modalidades que o pedido pode indicar são três, e estão no art. 81 do Decreto nº 1.800/1996: simplificada (inciso I), específica, consoante quesitos formulados no pedido (inciso II), e de inteiro teor, mediante reprografia (inciso III). Escolher a errada é a causa mais comum de pedido refeito, porque cada uma responde a uma pergunta diferente.

Dentro da modalidade específica há espécies já nomeadas em norma nacional. O Anexo X da Instrução Normativa DREI nº 81/2020, na redação da IN DREI nº 88/2022, relaciona entre os atos que as juntas comerciais podem cobrar a certidão específica de atos arquivados que o requerente pretende ver certificados, a certidão específica de Linha do Tempo do Quadro de Sócios e Administradores (QSA) e a certidão específica de Ônus. Ao lado delas, o mesmo anexo lista a certidão simplificada, a de inteiro teor e a certidão de nada consta. É essa a lista oficial do que se pode pedir numa Junta Comercial.

As duas espécies mais recentes vêm da IN DREI nº 88/2022. A de Linha do Tempo do QSA mostra a sucessão do quadro de sócios e administradores ao longo dos arquivamentos; a de Ônus responde sobre os ônus registrados, e é a que costuma ser pedida antes de uma cessão de quotas. Nenhuma das duas informa situação cadastral, que é dado de outro cadastro: a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é administrada pela Receita Federal, e é lá, não na Junta Comercial, que se consulta se a empresa está ativa.

Já as certidões negativas de débitos e as positivas com efeito de negativa não são certidões de Junta Comercial: pertencem ao direito tributário e estão nos arts. 205 e 206 do Código Tributário Nacional. A negativa prova a quitação do tributo. A positiva com efeito de negativa tem os mesmos efeitos quando o que consta são créditos não vencidos, créditos em curso de cobrança executiva em que a penhora já foi efetivada, ou créditos com a exigibilidade suspensa — não são, portanto, “débitos regularizados”, e sim débitos que, por uma dessas três razões, não impedem o contribuinte. O prazo também é outro: dez dias da entrada do requerimento na repartição (art. 205, parágrafo único), contra os quatro dias úteis da certidão da Junta.

Como solicitar a certidão específica, passo a passo

O pedido se faz no portal de serviços da Junta Comercial do estado em que a empresa está registrada. Há uma junta comercial em cada unidade federativa, com sede na capital e jurisdição na respectiva circunscrição territorial (Lei nº 8.934/1994, art. 5º), e cada uma se subordina administrativamente ao governo do seu ente federativo e, tecnicamente, ao Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração, o DREI (art. 6º, na redação da Lei nº 13.833/2019). O exemplo deste guia é o de Santa Catarina.

Confira o endereço antes de preencher qualquer coisa: a página de serviços da própria Junta é onde o pedido tem efeito, e existem intermediários que cobram para fazer o que o portal faz sozinho. Conhecer as etapas evita o retrabalho, que sai mais caro do que a própria certidão.

São quatro etapas, e vale detalhar cada uma:

• Documentação e dados do pedido
• Preenchimento do formulário e dos quesitos
• Pagamento do preço devido
• Protocolo e acompanhamento

Assim você percorre cada fase sabendo o que a norma exige em todo o país e o que é regra local da sua Junta.

O que a norma exige do pedido

A lista é curta. O art. 81 do Decreto nº 1.800/1996 pede três coisas: o pedido assinado pelo interessado, o comprovante de pagamento do preço devido e a indicação de uma das três modalidades. Não há exigência de comprovante de residência nem de declaração de finalidade — pedir prova de interesse contraria o art. 29 da Lei nº 8.934/1994. O que o portal pede na prática é a identificação de quem requer e a da empresa: nome empresarial e NIRE ou CNPJ.

O que convém preparar antes, então, é o conteúdo do pedido, não a papelada. Escreva os quesitos com precisão: qual ato, de que data, qual cláusula, qual informação se quer certificada. É por eles que a certidão será lavrada, e pedido genérico produz certidão genérica — com a agravante de que a correção custa um novo preço e um novo prazo.

Preenchimento do formulário

O meio de acesso varia por estado: há juntas que autenticam o usuário pela conta gov.br e há as que mantêm cadastro próprio no sistema delas. Em Santa Catarina o pedido sai da Central de Serviços da JUCESC, cujo endereço está no alto deste artigo. Em qualquer uma, o formulário pede os dados de quem requer e os da empresa, e é nele que entram os quesitos.

Revise tudo antes de enviar. A certidão será expedida nos termos em que foi requerida, e o campo dos quesitos é exatamente o que a Junta vai responder: um erro de data ou de número de cláusula produz uma certidão correta sobre a coisa errada.

Confira também a modalidade escolhida. Quem quer o resumo padronizado da empresa pede a simplificada; quem quer a reprodução do ato arquivado pede a de inteiro teor; a específica é para quando a pergunta é pontual. Trocar uma pela outra significa pagar de novo e esperar outra vez.

Pagamento e protocolo

O preço é fixado por estado, e isso tem base legal. Compete ao DREI propor a tabela dos serviços federais e especificar os atos a serem observados pelas juntas comerciais na elaboração de suas tabelas locais (Lei nº 8.934/1994, art. 55); e incumbe a cada Junta Comercial elaborar a tabela de preços dos seus serviços (art. 8º, inciso II). Daí que o mesmo pedido custe valores diferentes em dois estados, e que a forma de pagar mude também — em Santa Catarina a arrecadação passa pelo DARE, o documento de arrecadação estadual. As isenções restringem-se aos casos previstos em lei (art. 55, § 1º).

Pago o preço, o sistema devolve o número de protocolo, e é por ele que se acompanha o pedido até a expedição. Guarde esse número: ele é também o que identifica a reclamação, se o prazo estourar.

O portal de serviços, e o que nele é regra nacional

O pedido eletrônico é a forma usual hoje, mas a norma não o impõe como única: o art. 83 do Decreto nº 1.800/1996 continua a distinguir o protocolo na sede do protocolo descentralizado, e o art. 7º da Lei nº 8.934/1994 autoriza as juntas a desconcentrar serviços mediante convênio com órgãos públicos e entidades privadas sem fins lucrativos. O Portal de Serviços da Junta Comercial do Estado de Santa Catarina reúne num só lugar as certidões e os demais serviços ao público.

No portal se preenche o requerimento, se recolhe o preço devido e se acompanha o protocolo. Expedida a certidão, o download é feito no mesmo lugar em que o pedido foi apresentado.

O que vale separar, ao ler o portal de qualquer Junta, é o que é regra nacional e o que é regra da casa. Nacional: as três modalidades, o direito de qualquer pessoa pedir sem provar interesse, a menção obrigatória de alteração posterior ao ato e o prazo de entrega. Da casa: o endereço, o meio de acesso, a tabela de preços e o desenho das telas. Quem confunde as duas coisas acha que está diante de uma exigência legal quando está diante de uma particularidade de sistema.

Prazo de entrega e retirada

O prazo está no art. 83 do Decreto nº 1.800/1996 e vale para todas as juntas comerciais do país: a certidão deve ser entregue em até quatro dias úteis contados da protocolização do pedido na sede da Junta Comercial, e em até oito dias úteis se o protocolo for descentralizado. Não é um prazo de Santa Catarina nem uma estimativa de portal — é o teto que o regulamento fixa, na redação original de 1996, que nenhum dos sete decretos posteriores alterou.

Expedida, a certidão fica disponível para download no portal. E se o prazo passar, há remédio previsto: o parágrafo único do art. 83 dá ao requerente o direito de reclamar à autoridade competente em caso de recusa ou de demora na expedição, que deverá providenciá-la com presteza. A maioria dos pedidos nunca precisa disso, mas convém saber que existe.

Para que serve, na prática

A certidão específica serve quando a pergunta é pontual e a resposta precisa ter fé pública. Na compra e venda de quotas, para certificar quem são os sócios segundo o último ato arquivado e qual é a cláusula que trata da cessão. Na nomeação de administrador, para certificar a cláusula que o designou e os poderes que ela lhe deu. Em discussão sobre um ato societário, para certificar o teor arquivado — com a menção obrigatória de alteração posterior, que o art. 82 impõe e que é justamente o que interessa saber.

Há ainda um uso que vem direto da lei e quase ninguém conhece. Pelo art. 64 da Lei nº 8.934/1994, na redação da Lei nº 14.195/2021, a certidão dos atos de constituição e de alteração de empresários individuais e de sociedades mercantis, fornecida pelas juntas comerciais em que foram arquivados, é o documento hábil para a transferência, por transcrição no registro público competente, dos bens com que o subscritor contribuiu para a formação ou para o aumento do capital. Quem integralizou capital com um imóvel precisa dessa certidão para levar a transferência ao registro de imóveis.

E há o que ela não faz, o que importa tanto quanto. A certidão da Junta Comercial não atesta regularidade fiscal, não informa a situação cadastral no CNPJ e não substitui certidão de antecedentes criminais: cada uma dessas respostas vem de outro órgão e de outro documento. A Junta certifica o que está arquivado nela — atos societários, matrícula dos agentes auxiliares do comércio e livros autenticados, nos termos do art. 32 da Lei nº 8.934/1994.

Erros que fazem o pedido voltar

O primeiro é o quesito vago. Como a certidão é expedida nos termos em que foi requerida, pedir “os dados da empresa” rende uma resposta que não prova o que se queria provar. Diga o ato, a data e a informação exata, e preencha todos os campos obrigatórios do formulário.

O segundo é a modalidade errada: pedir a específica quando se queria o resumo da simplificada, ou a cópia que só a de inteiro teor entrega. É o erro mais caro dos três, porque se paga outra vez e o prazo recomeça.

O terceiro é o órgão errado. Certidão de débitos federais é da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional; situação cadastral do CNPJ é da Receita Federal; antecedente criminal é do Poder Judiciário. Na Junta Comercial se pede o que está arquivado no registro da empresa — e na Junta do estado em que a empresa está registrada, não na do estado em que o interessado mora.

Resumo

A certidão específica é a modalidade em que o requerente formula os quesitos e a Junta Comercial certifica o que consta dos atos arquivados a respeito deles (Decreto nº 1.800/1996, art. 81, inciso II). Qualquer pessoa pode pedir, sem provar interesse, mediante pagamento do preço devido (Lei nº 8.934/1994, art. 29). O pedido se resume a requerimento assinado, comprovante de pagamento e indicação da modalidade. E a entrega tem prazo de até quatro dias úteis na sede da Junta, ou até oito em protocolo descentralizado (art. 83 do regulamento).

O que varia de estado para estado é o endereço do portal, o meio de acesso e o preço, porque a Junta é órgão estadual e elabora a própria tabela (arts. 6º, 8º, inciso II, e 55 da Lei nº 8.934/1994). O que não varia são as três modalidades, o direito de pedir sem provar interesse, a obrigação de a certidão mencionar alteração posterior ao ato (art. 82) e o prazo de entrega. Quem sabe separar as duas coisas acerta o pedido na primeira tentativa — e sabe reclamar quando o atraso não é regra, e sim demora.

Perguntas frequentes sobre a certidão específica

Quem pode solicitar uma certidão específica?

Qualquer pessoa, física ou jurídica. O art. 29 da Lei nº 8.934/1994 diz que qualquer pessoa, sem necessidade de provar interesse, pode consultar os assentamentos existentes nas juntas comerciais e obter certidões, mediante pagamento do preço devido. Não é preciso ser sócio, administrador nem procurador da empresa, e nenhuma Junta pode exigir que se declare a finalidade do pedido: o registro de empresas é público (Decreto nº 1.800/1996, art. 79).

Quais são os tipos de certidão da Junta Comercial?

São três as modalidades do art. 81 do Decreto nº 1.800/1996: simplificada, específica e de inteiro teor. Dentro da específica, o Anexo X da IN DREI nº 81/2020, na redação da IN DREI nº 88/2022, nomeia a certidão específica de atos arquivados que o requerente pretende ver certificados, a de Linha do Tempo do Quadro de Sócios e Administradores (QSA) e a de Ônus; o mesmo anexo prevê a certidão de nada consta. Certidão de regularidade fiscal e consulta de situação cadastral não entram nessa lista: são de outros órgãos.

Qual é o prazo para a emissão da certidão específica?

Até quatro dias úteis, contados da protocolização do pedido na sede da Junta Comercial, e até oito dias úteis se o protocolo for descentralizado. O prazo é do art. 83 do Decreto nº 1.800/1996 e vale para todo o país. Se houver recusa ou demora, o parágrafo único do mesmo artigo garante ao requerente reclamar à autoridade competente, que deve providenciar a expedição com presteza.

Como acompanhar o status do pedido de certidão específica?

Pelo número de protocolo que o sistema devolve depois do pagamento do preço devido. É com ele que se consulta o andamento no portal da Junta e, se o prazo do art. 83 estourar, é ele que identifica o pedido na reclamação à autoridade competente.

O que é o VLibras e ele ajuda a pedir a certidão?

O VLibras é a ferramenta mantida pelo governo federal que traduz conteúdo digital para a Língua Brasileira de Sinais, reconhecida como meio legal de comunicação e expressão pelo art. 1º da Lei nº 10.436/2002 — cujo art. 2º incumbe o poder público de apoiar o uso e a difusão da língua. Onde o portal da Junta oferece o recurso, aparece um ícone de Libras na lateral da página, que abre o tradutor em janela própria. Ele ajuda a ler o portal, não muda o pedido: este continua sendo requerimento assinado, comprovante de pagamento e indicação da modalidade.

Qual a diferença entre certidão específica e certidão simplificada?

A pergunta que cada uma responde. A simplificada traz um resumo padronizado dos dados da empresa que constam do registro, no formato que o próprio DREI modela — o Anexo VIII da IN DREI nº 81/2020 traz modelos de certidão simplificada para empresário, sociedade empresária, sociedade anônima, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades e filiais. A específica não tem formulário fixo, porque o seu conteúdo é o que o requerente perguntou: ela é expedida “consoante quesitos formulados no pedido” (Decreto nº 1.800/1996, art. 81, II). Em resumo: a simplificada responde “como está a empresa hoje”; a específica responde “o que consta sobre este ponto”.

Certidão específica é a mesma coisa que certidão de inteiro teor?

Não. São duas modalidades distintas do mesmo art. 81: a de inteiro teor é expedida “mediante reprografia” (inciso III), isto é, é a reprodução do ato arquivado inteiro, página por página. A específica é um relato dos elementos que constam dos atos, limitado aos quesitos do pedido (inciso II). Quem precisa juntar o contrato social como ele está arquivado pede inteiro teor; quem precisa provar um ponto determinado pede a específica, que sai menor, costuma custar menos e vem com a menção obrigatória de alteração posterior do art. 82.

A certidão específica serve como certidão negativa de débitos?

Não serve, e essa é a confusão mais comum do tema. A Junta Comercial certifica o que está arquivado no registro da empresa; quem prova quitação de tributo é o órgão fazendário, por certidão negativa ou por certidão positiva com efeito de negativa, nos termos dos arts. 205 e 206 do Código Tributário Nacional. Para tributos federais, o documento é da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Pedir a certidão específica para comprovar regularidade fiscal, em licitação ou em contrato, não atende à exigência.

Quanto custa a certidão específica?

Depende do estado, e isso está na lei. Compete ao DREI especificar os atos a serem observados pelas juntas comerciais na elaboração de suas tabelas locais (Lei nº 8.934/1994, art. 55), e a cada Junta incumbe elaborar a tabela de preços dos seus serviços (art. 8º, inciso II). Por isso não existe preço nacional: o valor se consulta na tabela da Junta do estado em que a empresa está registrada. O que a norma federal padroniza é a lista de atos cobráveis — e nela há, para a certidão específica de atos arquivados, um adicional para a inclusão de informações a mais requeridas pelo interessado (Anexo X da IN DREI nº 81/2020, na redação da IN DREI nº 88/2022). As isenções restringem-se aos casos previstos em lei (art. 55, § 1º).

A certidão específica tem prazo de validade?

O Decreto nº 1.800/1996 não fixa validade para as certidões da Junta Comercial. O que ele garante é outra coisa, e mais útil: a certidão reflete o que havia sido arquivado até a sua expedição, e o art. 82 obriga a mencionar qualquer alteração posterior ao ato certificado, ainda que o pedido não tenha perguntado. Na prática, o prazo de aceitação é fixado por quem exige o documento — banco, cartório, comitê de licitação —, e não pela Junta. Quando o ato de interesse pode mudar, vale conferir a data de expedição antes de apresentar a certidão.

Em qual Junta Comercial devo pedir a certidão?

Na do estado em que a empresa está registrada. Há uma junta comercial em cada unidade federativa, com sede na capital e jurisdição na respectiva circunscrição territorial (Lei nº 8.934/1994, art. 5º), e é nela que estão arquivados os atos daquela empresa — logo, é só ela que pode certificá-los. O domicílio de quem pede não importa: o pedido é eletrônico e o direito de obter a certidão não depende de provar interesse (art. 29). Para filial registrada em outro estado, a certidão daquele arquivamento sai da Junta do estado da filial.