CND federal: como emitir a certidão conjunta da Receita Federal e da PGFN

A CND federal é a certidão que prova regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional, e ela é cobrada em licitação, na contratação com o poder público e em boa parte das operações de crédito. Quem está em dia emite o documento em minutos, de graça, pela internet. Quem tem dívida nem sempre fica de fora: existe uma segunda certidão, a positiva com efeitos de negativa, que vale exatamente o mesmo que a negativa.

Compreender como emitir, renovar e manter a CND em dia faz diferença concreta. A apresentação da certidão é exigida em processo de licitação pública e na solicitação de financiamento bancário, e, nos contratos com o poder público, ela volta a ser cobrada a cada pagamento. Documento vencido é documento rejeitado, e a renovação não é automática.

Neste guia você encontra o caminho atual de emissão, as diferenças entre os três tipos de certidão, os requisitos, a legislação aplicável e o que fazer quando o sistema recusa a emissão. Cada afirmação vem com o artigo da norma que a sustenta, para você poder conferir — inclusive o prazo de validade, que é o número que mais se usa e o que mais circula sem fonte.

Como a emissão funciona, em resumo

Pensando na inclusão, o site da Receita Federal é acessível em Libras usando o VLibras widget, que oferece opções de avatares como Ícaro e Hosana, tornando o conteúdo acessível para pessoas com deficiência auditiva. O usuário pode escolher o avatar que melhor se adapta às suas necessidades, garantindo uma experiência de navegação inclusiva e eficiente.

Manter a regularidade fiscal em dia evita restrições, garante acesso a serviços e a oportunidades de negócio e demonstra idoneidade perante o mercado e o setor público. Como a certidão é uma fotografia da situação na data em que foi emitida, acompanhar a situação fiscal com alguma frequência vale mais do que correr atrás do documento na véspera do prazo.

O que é a CND federal e para que ela serve

Entre as principais situações que exigem a apresentação da CND federal estão:

• Obtenção de financiamentos bancários: bancos públicos e privados verificam a situação fiscal antes de aprovar crédito, sobretudo quando há recurso público ou repasse envolvido
• Abertura e alteração de empresas: processos de constituição e de alteração societária podem exigir o documento, conforme o ato de registro
• Contratos governamentais: fornecimento de produtos ou serviços ao setor público, do edital ao último pagamento
• Parcelamento e negociação de débitos: algumas modalidades de negociação pedem a certidão, e o parcelamento em dia é, ele próprio, o que gera a certidão positiva com efeitos de negativa
• Habilitação em programas governamentais: acesso a benefícios, incentivos e regimes especiais costuma depender de regularidade fiscal

Como emitir a CND federal pela internet

Passo 1: entrar no portal da Receita Federal, pelo gov.br

Entre no portal da Receita Federal, dentro do gov.br, e procure o serviço de emissão de certidão de regularidade fiscal. O antigo endereço www.receita.fazenda.gov.br hoje apenas redireciona para o portal novo. Pelo portal de serviços do governo o caminho também funciona: busca-se pelo nome do serviço e chega-se à mesma tela de emissão.

Passo 2: informar o número de inscrição do contribuinte

No campo de consulta, digite o CPF, se for pessoa física, ou o CNPJ, se for pessoa jurídica. Há ainda a certidão de imóvel rural, pelo número de inscrição no cadastro de imóveis rurais (CIB), e a de obra de construção civil, pelo CNO. Informe apenas os números, sem pontos, traços ou barras.

Passo 3: verificação automática da situação fiscal

Passo 4: download da certidão em PDF

Não é preciso login, senha nem certificado digital para emitir. A página oficial do serviço, no portal de serviços do governo, é expressa: qualquer pessoa pode consultar e emitir certidões. O certificado digital ou a conta gov.br só entram em cena depois, quando a emissão automática falha e é preciso abrir o e-CAC para ver quais pendências estão travando o documento.

O PDF gerado tem validade imediata e serve em qualquer processo que exija prova de regularidade fiscal. Guarde o arquivo, mas sem aflição: dentro do prazo de validade dá para obter a segunda via pelo serviço de consulta às certidões já emitidas, no mesmo canal da emissão, informando o mesmo número de inscrição.

Certidão de pessoa física, de empresa, de imóvel rural e de obra

Produtor rural pessoa física e segurado especial com matrícula atribuída pela Receita Federal comprovam a regularidade dessa matrícula por certidão emitida no CPF, nos termos da portaria em vigor. Já a certidão relativa a obra de construção civil segue forma própria, estabelecida em capítulo próprio da mesma portaria.

Vale lembrar que a CND federal é apenas uma das certidões exigidas em habilitação. Dependendo do processo, é preciso apresentar também certidões estaduais ou municipais, cada uma emitida pelo respectivo órgão, além da certidão trabalhista e do certificado do FGTS, que não são fiscais e vêm de outras instituições. Conhecer os tipos e manter a regularidade em todas as esferas é o que garante acesso a licitações, financiamentos e demais serviços.

Validade e renovação da CND federal

A renovação da CND federal não é automática. Vencido o prazo, é preciso emitir uma certidão nova, pelo mesmo caminho da primeira. Vale agendar lembretes, sobretudo em empresas que participam com frequência de licitações ou mantêm contratos longos: nesses contratos a regularidade é cobrada mais de uma vez, e não só na assinatura.

Órgãos públicos e instituições financeiras sempre verificam se as certidões apresentadas estão dentro do prazo de validade. Documentos vencidos são automaticamente rejeitados, podendo causar:

• Desqualificação em processos licitatórios
• Suspensão de contratos em andamento
• Negativa de financiamentos bancários
• Impossibilidade de participar de novos processos

Para empresas com alta demanda de certidões, uma estratégia eficiente é estabelecer controle de validade através de planilhas ou sistemas de gestão. Isso permite renovação antecipada e evita problemas de última hora.

Durante o prazo de validade dá para obter a segunda via pelo serviço de consulta às certidões já emitidas, no mesmo canal da emissão. A segunda via mantém a data de emissão e a validade do documento original: ela serve para o caso de perda ou de necessidade de cópias adicionais e não reinicia a contagem dos 180 dias.

Os três tipos de certidão federal

Certidão Negativa

• Tributos federais (IR, IPI, CSLL, PIS/COFINS)
• Contribuições previdenciárias, que a Receita Federal administra desde a norma federal, de 16 de março de 2007
• Multas e penalidades aplicadas, com os respectivos acréscimos legais
• Obrigações acessórias, com atenção redobrada às declarações de conteúdo previdenciário

Certidão Positiva com Efeitos de Negativa

• Moratória, que é a prorrogação do prazo de pagamento concedida pelo credor, e débito inscrito em dívida ativa garantido por bens ou direitos de avaliação igual ou superior ao montante atualizado — hipótese prevista na própria portaria.

Certidão Positiva

A diferença prática entre os tipos aparece na habilitação em licitação e na obtenção de crédito. A negativa e a positiva com efeitos de negativa são aceitas no mesmo pé, porque a lei lhes dá os mesmos efeitos; a certidão positiva, não, e tende a resultar em inabilitação.

Para a empresa endividada, a estratégia útil não é necessariamente quitar tudo: é pôr a exigibilidade do débito numa das situações que a lei reconhece. Parcelamento em dia, depósito do montante integral, impugnação administrativa e garantia aceita na execução fiscal são caminhos previstos, e qualquer deles abre a porta da certidão positiva com efeitos de negativa.

O sistema determina sozinho qual certidão sai, pela situação cadastral e fiscal do momento da consulta. Não há como pedir uma em vez da outra, e repetir a tentativa no mesmo dia não muda o resultado. O que muda o resultado é regularizar ou suspender a pendência que aparece no relatório de situação fiscal.

Requisitos para emitir a CND federal

Requisitos para pessoa física

Para pessoas físicas, os principais pontos de atenção são estes:

• Ausência de débitos em aberto: nenhum tributo federal pendente sem pagamento, parcelamento ou outra causa de suspensão da exigibilidade
• Declarações em dia: entrega do IRPF (Imposto de Renda Pessoa Física) quando obrigatório, e das demais declarações a que a pessoa esteja sujeita

Requisitos para pessoa jurídica

As empresas enfrentam um exame mais amplo, por causa da variedade de obrigações:

• Tributos federais em dia: quitação de IR, IPI, CSLL, PIS/COFINS e dos demais tributos devidos conforme o regime tributário
• Contribuições previdenciárias: recolhimento regular da parte patronal e da descontada dos empregados, administradas pela Receita Federal desde a norma federal
• Informações previdenciárias do eSocial: inconsistência nas obrigações acessórias do eSocial entra na checagem porque elas carregam informação previdenciária. Regularidade trabalhista é outra coisa e não se prova com esta certidão: prova-se com a CNDT, da Justiça do Trabalho.

Situações especiais

Três situações merecem atenção à parte na verificação dos requisitos:

Entidades sem fins lucrativos precisam comprovar o cumprimento dos requisitos para manutenção da imunidade ou da isenção fiscal, e respondem pelas obrigações acessórias como qualquer outra pessoa jurídica.

A regularização das pendências é feita pelos canais oficiais da Receita Federal e da PGFN. Há modalidades de parcelamento e de transação que permitem chegar à certidão positiva com efeitos de negativa mesmo havendo débito: a transação aceita pela administração passou a constar expressamente do Código Tributário Nacional, por acréscimo recente.

Para garantir a emissão sem sobressaltos, vale verificar a situação cadastral e fiscal periodicamente e cumprir as obrigações no prazo. A prevenção é mais barata que a correção, e boa parte das recusas de emissão nasce de declaração atrasada, não de dívida.

O que o pedido precisa informar

É indispensável, porém, que a situação esteja regularizada. Havendo débito, pendência ou declaração em atraso, a certidão não sai pela internet até que a regularidade seja restabelecida. Em casos específicos — decisão judicial que suspende a exigibilidade, depósito integral ainda não reconhecido pelo sistema, garantia aceita em execução fiscal — a liberação depende de pedido instruído com documentos, feito por processo digital.

Por isso, antes de solicitar a certidão vale consultar a situação cadastral e fiscal e, em caso de dúvida, procurar um profissional contábil, que pode analisar o relatório de pendências e conduzir a regularização. O tempo gasto aí costuma ser menor que o tempo perdido com uma habilitação indeferida.

Legislação e normas aplicáveis

O serviço de emissão de certidões negativas de débitos federais é regulamentado por um conjunto robusto de normas que estabelecem procedimentos, prazos e critérios para funcionamento do sistema.

As normas principais

A norma, ao contrário do que se lê por aí, não regula a certidão: ela dispõe sobre a entrega de documentos e a interação eletrônica em processos digitais no âmbito da Receita Federal. Entra nesta história porque é por processo digital que se pede a liberação da certidão quando a emissão automática falha — foi para ela que a redação de 2021 da portaria remeteu o requerimento pelo e-CAC. Esse caminho envolve:

• A consulta da situação fiscal no Portal e-CAC, para identificar o que está travando a certidão
• A abertura de processo digital, na área de certidões e atestados, com um processo para cada certidão pedida
• O envio dos documentos que comprovam a regularização, em arquivos separados por tipo
• O acompanhamento do processo e a obtenção da certidão depois da liberação

O marco legal: o Código Tributário Nacional

O Código Tributário Nacional dá o fundamento, em três artigos curtos. O primeiro permite que a lei exija a prova de quitação por certidão negativa e fixa o prazo de resposta: ela "será sempre expedida nos termos em que tenha sido requerida e será fornecida dentro de 10 (dez) dias da data da entrada do requerimento na repartição". O segundo cria a certidão que vale como negativa mesmo havendo crédito. E o terceiro dispensa a prova de quitação, independentemente de disposição legal permissiva, quando se tratar de prática de ato indispensável para evitar a caducidade de direito — respondendo, porém, todos os participantes no ato pelo tributo porventura devido, juros de mora e penalidades cabíveis, exceto as relativas a infrações cuja responsabilidade seja pessoal ao infrator. Os três seguem com a redação de 1966.

A legislação do serviço digital

• Autenticação digital e assinatura eletrônica

Proteção de dados

• Tratamento dos dados do contribuinte limitado à finalidade pública que justifica a consulta
• Direitos do titular sobre os próprios dados, exercidos perante o órgão que os trata
• Responsabilização do agente de tratamento em caso de uso inadequado ou de vazamento

Normas complementares

Três outras normas completam o quadro e aparecem com frequência em quem lida com certidão travada:

• Portaria PGFN nº 33, de 8 de fevereiro de 2018: disciplina os procedimentos para o encaminhamento de débitos para inscrição em dívida ativa da União e estabelece os critérios do pedido de revisão de dívida inscrita, da oferta antecipada de bens e direitos à penhora e do ajuizamento seletivo de execuções fiscais

Conhecer essa legislação não é preciosismo: é o que permite discutir uma recusa de emissão com argumento, em vez de tentar de novo no dia seguinte.

Problemas na emissão e como resolver

Durante a emissão da CND federal, vários problemas podem impedir a geração automática do documento. Identificar rapidamente a causa e conhecer as saídas disponíveis economiza tempo e evita complicações em processos com prazo correndo.

Os motivos que mais travam a emissão

Débitos tributários em aberto são a causa mais comum de bloqueio. Entram aqui:

• Tributos federais não pagos (IR, IPI, CSLL, PIS/COFINS)
• Contribuições previdenciárias em atraso
• Multas por descumprimento de obrigações acessórias
• Acréscimos legais (juros e multa de mora)
• Declarações de Imposto de Renda não entregues
• ECD (Escrituração Contábil Digital) em atraso
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal) pendente
• Inconsistências no eSocial
• CPF ou CNPJ suspenso ou cancelado
• Dados cadastrais desatualizados
• Pendências na Junta Comercial (para empresas)

O serviço “Comprovar regularidade fiscal para liberar emissão de certidão”

Quando a emissão automática não acontece, o caminho oficial tem nome próprio: o serviço “Comprovar regularidade fiscal para liberar emissão de certidão”. Ele permite:

• Identificar exatamente quais pendências impedem a emissão
• Consultar detalhes dos débitos existentes
• Acessar opções de regularização disponíveis
• Pedir a liberação da certidão quando a pendência apontada for indevida ou já estiver resolvida

Esse serviço mostra cada pendência e é a partir dele que se regulariza. Segundo a página oficial do serviço, depois da regularização a certidão é liberada automaticamente entre 2 e 5 dias; se não for liberada, ou se a liberação depender de comprovação adicional — uma medida judicial, por exemplo — abre-se processo digital com os documentos que comprovam a regularização, um processo para cada certidão.

As alternativas de regularização

• Parcelamento administrativo para débitos não inscritos na dívida ativa
• Parcelamento especial para micro e pequenas empresas
• Transação tributária para casos específicos
• Parcelamento judicial para débitos em execução fiscal

Os prazos que existem de verdade

Depois de iniciar a regularização, os prazos variam conforme o tipo de pendência. Quatro deles têm fonte identificável:

• Liberação depois da regularização: entre 2 e 5 dias, conforme a página oficial do serviço de comprovação de regularidade.
• Entrega de declaração em atraso: o efeito depende do processamento da declaração, e não há prazo publicado para isso

Vale acompanhar o andamento pelos canais oficiais e tentar nova emissão depois de confirmada a regularização, em vez de repetir a tentativa às cegas.

Canais de atendimento

• Portal e-CAC: consulta da situação fiscal e abertura de processo digital, com conta gov.br ou certificado digital
• Central de Atendimento 146: Orientação telefônica gratuita
• Unidades de atendimento: Atendimento presencial quando necessário
• Chat online: Disponível no portal para dúvidas pontuais

Documentação organizada e informação reunida aceleram bastante a resolução, porque quase todo pedido de liberação exige comprovar o que já foi regularizado.

Diferenças entre a CND federal, a estadual e a municipal

CND federal — Receita Federal e PGFN

Tributos incluídos:

• Imposto de Renda (IR) — das pessoas físicas e das jurídicas
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• PIS/PASEP e COFINS
• Contribuições previdenciárias (INSS)
• Imposto sobre Operações Financeiras (IOF)
• Imposto de Importação e Imposto de Exportação

Órgão emissor: Receita Federal do Brasil (RFB) em conjunto com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) — é uma certidão só, assinada pelos dois

CND estadual — Secretarias de Fazenda dos estados

Cada estado brasileiro possui seu próprio sistema de certidão negativa, abrangendo tributos estaduais:

Tributos incluídos:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
• Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)
• Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD)
• Taxas estaduais diversas
• Contribuições específicas (como taxa de bombeiros)

Características específicas:

• Cada estado possui legislação e procedimentos próprios
• Sites e sistemas de emissão variam entre estados
• Alguns estados unificaram certidões de ICMS e IPVA
• Prazos de validade podem diferir entre estados

CND municipal — prefeituras

As certidões municipais cobrem tributos de competência local:

Tributos incluídos:

• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS)
• Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)
• Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis (ITBI)
• Taxas municipais (coleta de lixo, fiscalização, etc.)
• Contribuições de melhoria

Particularidades:

• Cada município possui sistema próprio
• Procedimentos e requisitos variam significativamente
• Alguns municípios ainda exigem emissão presencial
• Integração digital ainda em desenvolvimento

Qual certidão cada processo exige

A escolha da certidão adequada depende do processo e da exigência do edital ou do contrato:

Licitações federais: em regra exigem as certidões das três esferas, mais a trabalhista e o certificado do FGTS. Financiamentos bancários: bancos públicos federais podem exigir apenas a CND federal. Contratos estaduais: órgãos estaduais normalmente exigem a federal e a estadual. Licenças municipais: as prefeituras olham a regularidade municipal e a federal.

Como organizar o controle

Para empresas que atuam em múltiplas jurisdições, recomenda-se:

• Calendário unificado: Controle centralizado de validades de todas as certidões
• Regularização preventiva: Manutenção da regularidade em todas as esferas
• Monitoramento específico: Acompanhamento das particularidades de cada jurisdição
• Assessoria especializada: Suporte profissional para casos complexos

A gestão correta das certidões de todas as esferas garante participação plena em oportunidades de negócio e evita travas em processos administrativos. Planejamento antecipado e organização são o que separa a empresa que renova com folga da que descobre o vencimento no dia da entrega.

O que a CND federal não cobre: trabalhista e FGTS

Duas certidões aparecem ao lado da CND federal em quase toda habilitação, e nenhuma das duas é emitida pela Receita Federal ou pela PGFN. Confundi-las custa prazo, porque o pedido de uma não adianta nada para a outra.

Estados e municípios completam a lista, cada um com a sua certidão, o seu sistema e o seu prazo. Antes de montar a documentação de uma habilitação, vale ler o edital e contar quantas certidões ele pede: cinco documentos distintos, de cinco emissores distintos, é um número comum.

A certidão no dia a dia

A Certidão Negativa de Débitos (CND) é documento de uso corrente: comprova a regularidade fiscal de pessoas físicas e jurídicas perante a Fazenda Nacional e é pedida em licitações, financiamentos, abertura de empresas, contratos com órgãos públicos e, em alguns casos, em concursos e processos seletivos.

Para pessoas físicas, a certidão aparece em financiamento imobiliário, em concurso e sempre que alguém precise comprovar ausência de débitos federais. Para empresas, ela é peça obrigatória em licitação, em contrato de prestação de serviços ao setor público e em operações de crédito.

Conhecer o tipo de certidão exigido em cada processo evita atraso, garante a participação e mantém em ordem as obrigações do negócio e as pessoais. Manter a certidão atualizada é prática recomendada para qualquer pessoa ou empresa que lide com o setor público.

Conclusão

A CND federal é menos um troféu de bom pagador do que uma peça de processo: sem ela a habilitação não anda e o pagamento do contrato não sai. Dominar o caminho de emissão, saber o que o sistema examina e conhecer a certidão positiva com efeitos de negativa é o que separa quem resolve a pendência em dias de quem perde o prazo.

O serviço digital tornou a certidão acessível a qualquer pessoa, de graça e a qualquer hora, e a lei acompanhou: a certidão emitida pela internet vale sem assinatura de servidor, e a autenticidade se confere pelo código de controle. Essa facilidade, somada ao conhecimento sobre validade, tipos de certidão e caminhos de regularização, é uma ferramenta de gestão, não um detalhe burocrático.

Lembre-se de que prevenir custa menos que corrigir. Controle rigoroso das obrigações fiscais, lembretes de renovação e acompanhamento regular da situação cadastral evitam o aperto de última hora e deixam você preparado para a próxima oportunidade.

Comece hoje mesmo: entre no portal da Receita Federal pelo gov.br, verifique a sua situação fiscal e emita a certidão. Se ela não sair, use o serviço de comprovação de regularidade para ver exatamente o que está travando — e lembre-se de que dívida parcelada, depositada ou com exigibilidade suspensa também rende documento válido. Sua regularidade fiscal é um investimento no futuro do seu negócio e na sua tranquilidade pessoal.

Perguntas frequentes

Quanto tempo vale a CND federal?

Tenho dívida com a Receita Federal: ainda consigo emitir a certidão?

Qual é a diferença entre certidão negativa, positiva com efeitos de negativa e positiva?

Onde se emite a CND federal hoje?

Preciso de conta gov.br ou certificado digital para emitir?

Não para emitir. A página oficial do serviço afirma que qualquer pessoa pode consultar e emitir certidões, bastando informar o número de inscrição. A conta gov.br ou o certificado digital passam a ser necessários quando a certidão não sai e é preciso entrar no Portal e-CAC para ver as pendências ou abrir processo digital pedindo a liberação.

A emissão da CND federal é paga?

A certidão da empresa cobre as filiais?

A CND federal serve para comprovar regularidade trabalhista ou do FGTS?

A certidão travou e eu preciso dela com urgência. Existe saída?

Quanto tempo a Receita Federal tem para entregar a certidão?

Como sei que uma certidão que recebi é verdadeira?

Perdi o arquivo da certidão. Preciso emitir outra?

Dentro do prazo de validade, não: dá para obter a segunda via pelo serviço de consulta às certidões já emitidas, no mesmo canal da emissão. A segunda via mantém a data de emissão e a validade do documento original, de modo que ela não serve para esticar os 180 dias.